استانداردسازی سیستم
در مرحله‌ای از پیاده‌سازی ERP، وارد فاز حساسی می‌شویم که کیفیت اجرای آن بر موفقیت کل سیستم تأثیر مستقیم دارد. این مرحله شامل ورود داده‌های اولیه، تنظیمات سیستمی، استانداردسازی نام‌گذاری‌ها و ساختارهاست. هر اشتباه در این مقطع می‌تواند در آینده به خطاهای پیچیده، گزارش‌های نادرست و تجربه کاربری نامطلوب منجر شود.
در این بخش با چند اصل حرفه‌ای آشنا می‌شوید که در صورت رعایت، تضمین‌کننده ساختاری منظم و قابل‌اتکا در ERP خواهد بود.
مدیریت دسترسی‌ها = امنیت + بهره‌وری
یکی از مهم‌ترین بخش‌های راه‌اندازی فلکس، تعریف دسترسی‌های دقیق برای کاربران است. هر نقش باید بر اساس وظایف واقعی تعریف شود، نه احساس یا حدس.
نکات کلیدی:
- حتماً مستندات دسترسی‌ها (RBAC) را مطالعه کرده و منطق آن را درک کنید.
- از تعریف نقش‌های بسیار گسترده یا بسیار محدود خودداری کنید.
- نقش‌ها را با واحد سازمانی و نوع وظیفه هماهنگ نمایید.
💡 پیشنهاد حرفه‌ای:
- برای هر دپارتمان یک Role پایه تعریف کنید (مثل:
مالی - خزانه‌دار) - از سطح‌بندی دسترسی‌ها (مشاهده / ویرایش / حذف / ایجاد) استفاده کنید
- از نقش‌های عمومی (مثلا: اداری-عمومی یا تولید-عمومی می‌توانید برای اطلاع رسانی‌های فوری و یا تنظیم سریع دسترسی به تعداد زیادی کاربر استفاده کنید).
استانداردسازی نام‌گذاری‌ها = نظم پایدار
یکی از عوامل مهم برای گزارش‌گیری حرفه‌ای، جلوگیری از ورود داده‌های متناقض یا مبهم است. این کار با استانداردسازی نام‌ها ممکن می‌شود.
💬 مواردی که باید استاندارد شوند:
| مورد | مثال غیراستاندارد | مثال استاندارد حرفه‌ای |
|---|---|---|
| اشخاص | شرکت صنعت پارس | ایمن صنعت پارس (سهامی خاص) |
| سابماژول | فروش نمایشگاه | پیش فاکتور فروش / شرکت ایمن صنعت پارس ( سهامی خاص ) / آقای عباسی / میز مدیریتی سری FAD |
| رویدادها | جلسه | جلسه کمیته بودجه / اردیبهشت 1404 |
| پروژه‌ها | تبلیغات | پروژه تبلیغات دیجیتال / بهار 1404 |
| کالا و خدمات | پیچ | مواد اولیه / قطعات / پیچ 5 میل |
🎯 ترفند:
- قبل از ورود هر نام جدید، یک لیست استانداردسازی تعریف و به اشتراک گذاشته شود.
- استفاده از پیشوند/پسوند ثابت (مانند کد، تاریخ، واحد سازمانی) توصیه می‌شود.
- این استانداردها به منظم بودن سیستم و جستجو راحت داده‌ها در آینده کمک خواهد کرد
تنظیمات پرینت و شماره‌گذاری: فقط توسط مدیر سیستم
سابماژول‌هایی مانند فاکتور، رسید، سفارش خرید و ... در فلکس دارای الگوی پرینت و شماره‌گذاری مستقل هستند. تنظیم این موارد در ابتدای هر سال مالی بسیار حیاتی است.
⚠️ هشدار:
اگر بعد از صدور اولین سند، شماره‌گذاری یا فرمت پرینت تغییر کند:
- اسناد قبلی ناهماهنگ می‌شوند.
- احتمال تکرار یا تضاد در شماره‌گذاری بالا می‌رود.
- بخش‌هایی مثل مالیات، حسابرسی و گزارش‌گیری دچار اختلال می‌شوند.
- گرچه امکان مرتب‌سازی کدها با ابزار وجود دارد اما به دلایل متعدد بهتر است از همان ابتدا منظم تعریف شوند
✅ پیشنهاد حرفه‌ای:
- تمام شماره‌گذاری‌ها (شروع، الگو، پیشوند و ...) ابتدا هر سال مالی توسط مدیریت بررسی و تأیید شود.
- قالب‌های پرینت با لوگو، فونت، اطلاعات سازمان شخصی‌سازی شوند.
- در صورت وجود چند شرکت یا شعبه، برای هرکدام تنظیمات مستقل اعمال شود.
⚠️ توصیه مهم:
در فاز راه‌اندازی اولیه، "ساده اما ساختاریافته" عمل کنید. هر چقدر در این مرحله دقت بیشتری به خرج دهید، در فاز بهره‌برداری با خطا، دوباره‌کاری و هزینه‌های پنهان کمتری مواجه خواهید شد.