اتوماسیون و زمانبندی کارها
در فلکس، نظم کارها از ترکیب فرایند، مسئولیت روشن، چکلیست و نمای مناسب میزکار به دست میآید. پیش از خودکارسازی، مسیر واقعی کار را با مسئولان آن مشخص کنید؛ اتوماسیونِ یک فرایند مبهم فقط خطا را سریعتر تکرار میکند.
فرایند را به مراحل قابل پیگیری تقسیم کنید
برای هر فرایند، مراحل، مسئول هر مرحله و معیار عبور را تعیین کنید. در تنظیمات فرایند میتوانید مسئولان، چکلیستها و ارتباطهای لازم را برای مراحل تنظیم کنید. چکلیست و پاراف خودکار نیز میتوانند هنگام رسیدن فرایند به یک ایستگاه مشخص ایجاد شوند.
برای شروع، یک فرایند پرتکرار را انتخاب کنید و آن را با یک رویداد آزمایشی اجرا کنید. پس از اطمینان از مسئولها، چکلیستها و پیامهای خودکار، آن را برای استفادهٔ روزمره منتشر کنید.
نمای میزکار را با نوع پیگیری هماهنگ کنید
میزکارها امکان فیلتر، جستوجو و چند نوع نمایش را در اختیار میگذارند. هر نما برای پرسش متفاوتی مفید است:
- جدول: بررسی مشخصات و جزئیات چند مورد در یک فهرست.
- فرایند: پیگیری گردش کار بر اساس مراحل.
- تقویم: بررسی رویدادها در روز، هفته یا ماه.
- کانبان: مشاهدهٔ وضعیتها در ستونهای انتظار، در حال انجام، تمامشده و آرشیو؛ جابهجایی کارتها وضعیت را بهروز میکند.
- گانت و زمان: مشاهدهٔ جایگاه رویدادها در برنامه و پیگیری زمانی آنها.
برای فیلترهای پرتکرار، پس از تنظیم فیلترها «ذخیره نمای فعلی» را انتخاب کنید. این کار به تیم کمک میکند هر بار با نمای مناسب شروع کند، بدون آنکه وضعیت یا دادهای را تغییر دهد.
عملیات گروهی را با کنترل اجرا کنید
در میزکار میتوان چند رویداد یا سابماژول را انتخاب و از منوی سهنقطه عملیات گروهی مجاز را انجام داد؛ از جمله تنظیم مسئول، تغییر وضعیت یا اولویت، نشانگذاری، چاپ، تأیید و در صورت داشتن اختیار حذف.
پیش از اجرای عملیات گروهی، فیلتر و همهٔ ردیفهای انتخابشده را بازبینی کنید. برای تغییرهای حساس، ابتدا یک مورد را آزمایش کنید و فقط مواردی را انتخاب کنید که نتیجهٔ یکسانی باید بگیرند.
جزئیات در تنظیمات فرایند، چکلیستها و میزکارها و دپارتمانها آمده است.