اتوماسیون و زمان‌بندی کارها
مدیریت زمان، فرآیند و مسئولیت‌ها در ERP فلکس به شیوه‌ای طراحی شده که با اتکا به بهترین استانداردهای جهانی در حوزه BPM (مدیریت فرآیند کسب‌وکار) و Task Management، بتوانید تمامی فعالیت‌های سازمان را با کمترین اصطکاک، بیشترین نظم و بالاترین بهره‌وری پیش ببرید.
در این بخش، با مهم‌ترین قابلیت‌ها و ترفندهای اتوماسیون و زمان‌بندی در فلکس آشنا می‌شوید:
استانداردسازی ساختار سازمانی و نام‌گذاری دپارتمان‌ها
یکی از اشتباهات رایج در طراحی ساختار سازمانی در ERP، استفاده از اسامی غیرشفاف یا تکراری است. برای مثال:
🔴 اشتباه: تعریف دپارتمان‌های "فروش" و "فروش جدید" و "پیگیری فروش" به‌صورت جداگانه بدون ساختار روشن
✅ درست: تعریف یک دپارتمان اصلی به نام sales با زیرواحدهایی مانند:
sales-leadssales-followupsales-customer-experiencesales-docs
ترفند:
نام‌گذاری دپارتمان‌ها و زیرساخت‌ها به زبان انگلیسی و با فرمت snake case (مثلاsales_support) یا kebab case (مثلاsales-support) باعث می‌شود که هنگام منشن کردن، فیلتر کردن، گزارش‌گیری و توسعه خودکار، کار بسیار راحت‌تر باشد.
میزکارها: چند نمای حرفه‌ای برای کنترل وظایف
فلکس دارای یک سیستم میزکار بسیار قدرتمند است که رویدادها و سابماژول‌ها را در نماهای مختلف نمایش می‌دهد. هر نما، کاربرد خاص خود را دارد:
1. 📋 حالت جدول (Grid View) – پیش‌فرض
- نمایش اطلاعات کلیدی مانند عنوان، وضعیت، ددلاین، مسئول، تاریخ رویداد و ...
- امکان فیلتر، مرتب‌سازی، جستجو و انجام عملیات گروهی
- مناسب برای کارهای دقیق و بررسی وضعیت‌ها به‌صورت جدولی
2. 🗃️ حالت کانبان (Kanban) – مدیریت وظایف بصری
- نمایش کارت‌مانند وظایف بر اساس وضعیت، دپارتمان یا ایستگاه فرآیند
- قابلیت Drag & Drop برای تغییر وضعیت
- ایده‌آل برای تیم‌های فنی، فروش، پشتیبانی و پروژه
3. 🕓 حالت زمان‌بندی (Time on Hands)
- نمایش اینکه هر رویداد یا سابماژول چه مدت زمان در اختیار چه شخصی یا دپارتمانی بوده
- مناسب برای تشخیص گلوگاه‌ها و ارزیابی عملکرد تیم‌ها
4. 🔁 حالت فرآیند (Process View)
- نمایش مراحل فرآیند (Workflow) به‌صورت گرافیکی
- مشخص بودن مرحله جاری، مسئول ایستگاه و اقدامات بعدی
- بسیار مناسب برای فرآیندهای اداری، مالی، کنترل کیفیت و ...
قفل دو مرحله‌ای روی سابماژول‌ها: امنیت + کنترل مدیریتی
سابماژول‌ها در فلکس می‌توانند مانند رویدادها دارای فرآیند باشند. همچنین سابماژول‌ها قفل دو مرحله‌ای دارند:
- تأیید (قفل اول): بررسی و تأیید توسط کارشناس
- قطعی (قفل دوم): تأیید نهایی توسط مدیر یا حسابرس
این قابلیت برای مدارک حساس مانند درخواست پرداخت، گزارش بازدید، فاکتور خرید و ... بسیار حیاتی است.
فرآیندهای هوشمند و اتوماسیون داخلی
فرآیندها در فلکس قابلیت‌های هوشمند متعددی دارند:
- تعیین محدودیت نمایش فرآیندها بر اساس نقش کاربر (برای جلوگیری از سردرگمی)
- ایجاد خودکار سابماژول در شروع فرآیند و اتصال به رویداد
- تعریف گفت‌وگو و چک‌لیست خودکار برای هر ایستگاه فرآیند
- ارسال پیام اتوماتیک
- نمایش چک‌لیست‌ها
- منشن خودکار مسئول ایستگاه
این یعنی بسیاری از آموزش‌های پرهزینه حذف می‌شوند و پرسنل به‌صورت هدایت‌شده کار می‌کنند.
رعایت زمان‌بندی واقعی: شروع/توقف کارها
برای اینکه تحلیل‌های زمانی فلکس دقیق باشد، کاربران باید هنگام شروع کار روی Play کلیک کنند و هنگام اتمام، کار را Stop کنند.
این داده‌ها در گزارش‌های بهره‌وری، تأخیر و کنترل منابع انسانی استفاده می‌شود.
قابلیت تاریخ تحویل و تنظیم مسئول کارها
هر رویداد یا سابماژول می‌تواند:
- یک ددلاین مشخص داشته باشد
- مسئول مستقیم روی آن مشخص شود
کاربران با مراجعه به بخش "میزکار من" یا "وظایف من" در داشبورد شخصی خود، به‌راحتی مواردی که خود مسئول آن‌ها هستند را مشاهده و مدیریت می‌کنند.
تاریخ وقوع رویداد = یادآور هوشمند
برای هر رویداد می‌توان یک تاریخ وقوع مشخص کرد که نقش یادآور یا پیگیری دارد.
مناسب برای مواردی مانند:
- پیگیری مشتریان
- یادآوری سررسید چک
- یادآوری تمدید دامنه، هاست یا شارژ سرور
- بازبینی قرارداد یا گزارش عملکرد
این قابلیت با ابزار فیلتر در میزکارها، به کاربران امکان مدیریت دقیق آینده را می‌دهد.
⚠️ در صورتی که کاربران این بخش را به درستی آموزش ببینند و استفاده کنند، بهره‌وری سیستم تا دو برابر افزایش پیدا می‌کند و نظارت مدیریتی به سطحی از دقت می‌رسد که در روش‌های سنتی ممکن نیست.