استقرار نرم‌افزار در سازمان شما

0️⃣ مقدمه

راه‌اندازی و استقرار یک نرم‌افزار ERP مانند فلکس، تنها نصب یک سیستم نیست؛ بلکه یک فرآیند مرحله‌به‌مرحله است که موفقیت آن نقش حیاتی در بهره‌وری، شفافیت و کنترل کسب‌وکار شما خواهد داشت. در فلکس، ما این فرآیند را به ۹ مرحله‌ی ساده و کاربردی تقسیم کرده‌ایم تا کسب‌وکارها — بدون نیاز به دانش فنی عمیق — بتوانند با کمترین خطا و بیشترین بهره‌وری، سیستم را پیاده‌سازی کنند. هر مرحله در این مسیر، هدف خاصی را دنبال می‌کند؛ از آشنایی با ساختار نرم‌افزار و تنظیمات اولیه گرفته تا ورود داده‌ها، آموزش کاربران و در نهایت کنترل نهایی و پشتیبانی. ساختار مرحله‌ای استقرار به شما این امکان را می‌دهد که گام‌به‌گام و با تمرکز، فرآیند راه‌اندازی را پیش ببرید و از تداخل، بی‌نظمی یا پیاده‌سازی ناقص جلوگیری کنید.

در ادامه، این ۹ مرحله را به‌صورت دقیق، تصویری و با مثال‌های کاربردی توضیح می‌دهیم تا تیم شما بتواند با اطمینان کامل، فلکس را در سازمان خود پیاده‌سازی و استفاده کند.

1️⃣ آشنایی با ساختار فلکس

پیش از شروع فرآیند استقرار، لازم است تصویر روشنی از ساختار کلی نرم‌افزار فلکس داشته باشید. این آشنایی کمک می‌کند تا بهتر بتوانید تصمیم بگیرید که چه بخش‌هایی از سیستم برای کسب‌وکار شما ضروری هستند و استقرار را با دیدی روشن آغاز کنید.

فلکس چیست؟

فلکس یک نرم‌افزار ERP جامع، مدرن و منعطف است که برای مدیریت یکپارچه‌ی فرایندهای داخلی کسب‌وکار طراحی شده است. این نرم‌افزار به‌گونه‌ای طراحی شده که هم برای شرکت‌های کوچک و متوسط، و هم برای سازمان‌ها و کارخانه‌های بزرگ قابل استفاده است.

اجزای اصلی ساختار فلکس

در فلکس، تمام امکانات در قالب ماژول‌های مستقل ولی متصل به هم ارائه می‌شوند.

مفاهیم پایه‌ای که باید بشناسید

Tenant (سازمان): هر شرکت یا سازمان به عنوان یک tenant مستقل در سیستم تعریف می‌شود.
ماژول (Module): بخش‌های تخصصی نرم‌افزار که هر کدام کاربرد خاص خود را دارند.
نقش‌ها (Roles): تعیین می‌کند هر کاربر به چه بخش‌هایی دسترسی دارد.
رابط کاربری (UI): رابط کاربری فلکس ساده، مینیمال و برای استفاده روزمره‌ی کاربران طراحی شده است.

چرا شناخت ساختار مهم است؟

قبل از هر اقدامی برای تنظیمات یا ورود اطلاعات، باید بدانید که هر ماژول چه نقشی در سازمان شما دارد. این باعث می‌شود:

استقرار سریع‌تر و دقیق‌تری داشته باشید.
هزینه‌های زمانی و مالی کاهش یابد.
آموزش کاربران هدفمندتر و مؤثرتر باشد.
از پیچیدگی‌های بی‌مورد و دوباره‌کاری جلوگیری شود.

در مرحله‌ی بعد، وارد تنظیمات پایه خواهیم شد و ساختار سیستم را برای شروع کار آماده می‌کنیم.

2️⃣ تنظیمات پایه در فلکس

پس از آشنایی با ساختار کلی نرم‌افزار فلکس، نوبت به انجام تنظیمات پایه‌ای می‌رسد که زیرساخت تمامی فرآیندهای بعدی سیستم را شکل می‌دهند. این تنظیمات به شما کمک می‌کنند تا نرم‌افزار را مطابق با ویژگی‌های سازمان، زبان، تاریخ، واحدهای پولی و ساختارهای کلیدی تعریف کنید.

تنظیمات پایه‌ای، یکی از مهم‌ترین مراحل استقرار فلکس است که دقت در انجام آن، در کیفیت عملکرد کل سیستم نقش حیاتی دارد.

تنظیمات پایه شامل چه مواردی است؟

در این مرحله، شما باید موارد زیر را به دقت پیکربندی کنید:

بخش تنظیمات	توضیح
اطلاعات سازمان	شامل نام، لوگو، آدرس، شناسه ملی، کد اقتصادی، شماره ثبت، تلفن و سایر مشخصات رسمی
واحد پولی و نرخ تبدیل	تعریف واحد پول اصلی (ریال / تومان / دلار...) و نرخ تبدیل برای ارزهای دیگر در صورت نیاز
تنظیمات تاریخ	انتخاب تقویم (شمسی/میلادی)، فرمت تاریخ و ساعت
واحدهای اندازه‌گیری	تعریف واحدهای متداول مثل "عدد"، "کیلوگرم"، "متر"، "جعبه" و... بسته به نوع کسب‌وکار
تعریف نقش‌ها و سطح دسترسی	مشخص کردن سطح دسترسی کاربران بر اساس نقش‌های سازمانی
تنظیمات شماره‌گذاری خودکار	تعریف الگوی شماره‌گذاری برای فاکتورها، اسناد حسابداری، سفارشات و سایر فرم‌ها
ساختار کدینگ حساب‌ها	اگر ماژول مالی فعال باشد، ساختار درختی سرفصل‌های حسابداری و نوع کدگذاری باید تعریف شود
ساختار سازمانی	تعریف دپارتمان‌ها، واحدهای زیرمجموعه، مدیران واحدها و چارت ساختاری
تعریف تقویم کاری و تعطیلات	تعریف روزهای کاری سازمان و لیست تعطیلات سالانه برای دقت در گزارشات و محاسبات منابع انسانی

راهنمای گام به گام تنظیمات پایه

ورود به ماژول تنظیمات سیستم
از منوی اصلی، وارد بخش "تنظیمات" شوید و گزینه‌های پایه را بررسی و تکمیل کنید.
تکمیل اطلاعات سازمانی
اطلاعات عمومی شرکت خود را ثبت کنید. این اطلاعات در فاکتورها، قراردادها و گزارش‌ها استفاده خواهد شد.
تعریف واحد پول و تقویم
اگر سازمان شما با چند ارز یا چند کشور کار می‌کند، این قسمت حیاتی است.
ایجاد نقش‌های کلیدی سازمانی
مثلا: مدیر مالی، کارشناس فروش، انباردار، مدیر منابع انسانی و...
تنظیم الگوی شماره‌گذاری
برای مثال: فاکتور فروش با پیش‌شماره FS-1403- به صورت خودکار شماره‌گذاری شود.
بررسی و ذخیره‌سازی تنظیمات
در پایان، کلیه تنظیمات را با دقت مرور و ذخیره کنید.

نکات مهم برای تنظیمات پایه

قبل از شروع، از ذی‌نفعان هر بخش اطلاعات دقیق جمع‌آوری کنید.
هر تغییری در این بخش باید با اطلاع مدیر سیستم انجام شود.
در صورت چند شرکته بودن (multi-tenant)، برای هر tenant تنظیمات جداگانه انجام می‌شود.
تنظیمات پایه قبل از ورود اطلاعات واقعی باید کامل و نهایی شود.

نتیجه این مرحله:

پس از پایان مرحله تنظیمات پایه:

✅ سیستم آماده دریافت اطلاعات واقعی سازمان خواهد بود.
✅ امنیت و ساختار دسترسی در سیستم برقرار شده است.
✅ فرآیندهای بعدی مثل ورود اطلاعات، فعال‌سازی ماژول‌ها و آزمایش داده‌ها سریع‌تر و مطمئن‌تر انجام می‌شود.

در مرحله‌ی بعد، سراغ ورود اطلاعات اولیه خواهیم رفت که آغاز ورود داده‌های واقعی یا تستی به سیستم فلکس است.

3️⃣ ورود اطلاعات اولیه در فلکس

پس از انجام دقیق تنظیمات پایه، زمان آن رسیده است که اطلاعات اولیه سازمان را وارد سیستم کنیم. این اطلاعات، پایه و زیرساخت ماژول‌های مختلف فلکس را تشکیل می‌دهند و باید با دقت بالا و ساختاریافته وارد شوند.

هدف از ورود اطلاعات اولیه چیست؟

اطلاعات اولیه به داده‌هایی گفته می‌شود که در ابتدای استقرار سیستم باید در فلکس ثبت شوند تا فعالیت‌های روزمره شرکت (خرید، فروش، تولید، حسابداری و...) قابل اجرا باشد. این اطلاعات ممکن است از سیستم‌های قبلی یا فایل‌های اکسل موجود استخراج شوند.

دسته‌بندی اطلاعات اولیه

دسته	توضیحات
اطلاعات پایه اشخاص	مشتریان، تأمین‌کنندگان، پرسنل، سهام‌داران
محصولات و خدمات	کالاها، خدمات، مواد اولیه، محصولات نهایی
سازمان و چارت ساختاری	تعریف واحدها، پرسنل، سمت‌ها، مدیران، ساختار سازمانی
موجودی انبار	ثبت اولیه موجودی کالاها در انبارها به تفکیک محل نگهداری
مانده‌حساب‌ها و اسناد مالی افتتاحیه	مانده حساب‌های بانک، صندوق، مشتریان، تأمین‌کنندگان، حساب‌های دریافتنی/پرداختنی
تعاریف فرآیندی	ایستگاه‌های کاری، خطوط تولید، مراحل سفارش‌گیری و ...
اطلاعات قراردادی یا اشتراک‌ها	در صورت استفاده از ماژول‌های پروژه، اشتراک یا خدمات پس از فروش

مراحل عملیاتی ورود اطلاعات اولیه

۱. جمع‌آوری و پاک‌سازی اطلاعات

اطلاعات مورد نیاز از سیستم‌های قدیمی یا فایل‌های اکسل استخراج شود.
داده‌ها پاک‌سازی شوند: حذف رکوردهای تکراری، تصحیح نام‌گذاری‌ها، تکمیل فیلدهای ضروری.

۲. استفاده از فرم‌های دستی یا ایمپورت اکسل

فلکس قابلیت ورود دستی اطلاعات از طریق فرم‌ها را دارد.
همچنین برای داده‌های حجیم، می‌توانید از قابلیت Import از فایل Excel استفاده کنید.
- قالب اکسل پیشنهادی فلکس را دریافت کنید.
- اطلاعات را بر اساس قالب تکمیل و بارگذاری نمایید.

۳. تطبیق اطلاعات و تست صحت

پس از ورود اطلاعات، بررسی نمونه‌ای و تطابق با اطلاعات قبلی انجام شود.
مثلاً مانده حساب‌ها با اسناد کاغذی یا سیستم‌های قبلی چک شود.

۴. ذخیره‌سازی نهایی و پشتیبان‌گیری

پس از تایید صحت اطلاعات، ذخیره‌سازی نهایی انجام شود.
پیشنهاد می‌شود در این مرحله، یک بکاپ کامل از سیستم تهیه کنید.

نکات کلیدی

ورود اطلاعات ناقص یا اشتباه، ممکن است باعث بروز خطا در گزارشات و فرآیندها شود.
در صورتی که ساختار حسابداری باز است، ابتدا مانده افتتاحیه وارد شود، سپس عملیات حسابداری فعال گردد.
برای شرکت‌های تولیدی، تعریف درست ایستگاه‌های کاری و محصولات اولیه بسیار حیاتی است.
دقت در کدگذاری محصولات، مشتریان و حساب‌ها از همین ابتدا، بهره‌وری آینده سیستم را تضمین می‌کند.

نتیجه این مرحله

پس از ورود اطلاعات اولیه، موارد زیر آماده خواهد بود:

لیست کامل مشتریان و تأمین‌کنندگان
کالاها و خدمات آماده سفارش‌گذاری یا صدور فاکتور
مانده موجودی انبارها و حساب‌ها در سیستم ثبت شده
آماده‌سازی برای فعال‌سازی ماژول‌های اصلی مانند فروش، خرید، انبار، تولید و حسابداری

در گام بعدی به سراغ مرحله فعال‌سازی ماژول‌ها می‌رویم، که در آن نحوه روشن‌سازی و پیکربندی ماژول‌های مختلف فلکس را بررسی خواهیم کرد.

4️⃣ فعال‌سازی ماژول‌ها در فلکس

پس از ورود اطلاعات اولیه، نوبت به فعال‌سازی ماژول‌های مختلف فلکس می‌رسد. در این مرحله، سازمان شما می‌تواند تصمیم بگیرد که از کدام بخش‌های سیستم استفاده کند و تنظیمات اختصاصی هر ماژول را طبق نیاز خود انجام دهد.

هدف این مرحله

ماژول‌ها، قلب تپنده فلکس هستند و عملکرد نرم‌افزار را مطابق با نیازهای عملیاتی سازمان شکل می‌دهند. فعال‌سازی درست و مرحله‌ای ماژول‌ها، باعث جلوگیری از پیچیدگی و خطای فرآیندی در ادامه می‌شود.

ماژول‌های اصلی قابل فعال‌سازی در فلکس

ماژول	کاربرد	پیش‌نیاز
فروش	مدیریت پیش‌فاکتور، فاکتور فروش، برگشتی، قیمت‌گذاری	مشتریان، کالاها
خرید	مدیریت درخواست خرید، سفارش خرید، فاکتور خرید	تأمین‌کنندگان، کالاها
انبار	رسید و حواله انبار، موجودی کالا، انبارگردانی	کالا، انبار، واحد اندازه‌گیری
مالی و حسابداری	اسناد حسابداری، دفاتر، مانده حساب، ترازنامه	مانده افتتاحیه، کدینگ حساب‌ها
حقوق و دستمزد	مدیریت حقوق، بیمه، مالیات، احکام پرسنلی	پرسنل، تقویم کاری
تولید	مدیریت ایستگاه‌ها، مواد اولیه، BOM، دستور ساخت	محصولات، خطوط تولید
پروژه و خدمات	پروژه‌ها، قراردادها، زمان‌بندی‌ها، وظایف	مشتری، منابع انسانی
CRM و ارتباط با مشتری	پیگیری‌ها، تماس‌ها، جلسات، فرم‌ها	مشتریان
مدیریت مستندات	آرشیو فایل‌ها، فرم‌های داخلی، تاییدات	کاربران، سطح دسترسی

مراحل فعال‌سازی ماژول‌ها

۱. ورود به بخش مدیریت سیستم

از منوی تنظیمات > مدیریت ماژول‌ها وارد شوید. در این بخش لیست کامل ماژول‌های فلکس را مشاهده می‌کنید.

۲. انتخاب ماژول‌های مورد نیاز

بر اساس نیازهای واقعی سازمان، ماژول‌هایی که باید فعال شوند را تیک بزنید. بهتر است به صورت مرحله‌ای و به ترتیب فرآیندهای عملیاتی، ماژول‌ها فعال شوند (مثلاً ابتدا فروش، سپس انبار، بعد حسابداری و...).

۳. انجام تنظیمات اختصاصی هر ماژول

هر ماژول تنظیمات مخصوص به خود دارد. برای مثال:

ماژول فروش: تعریف الگوی شماره‌گذاری، سیاست‌های تخفیف، تنظیمات مالیات و مالیات بر ارزش افزوده، محدودیت‌های اعتباری مشتری
ماژول انبار: تعریف انبارها، مناطق انباری، الگوی رسید و حواله، سیاست FIFO/LIFO
ماژول حسابداری: تعریف سند پیش‌فرض، ارتباط حساب‌ها با عملیات فروش، خرید، حقوق، تولید

۴. تعیین دسترسی کاربران به ماژول‌ها

در ماژول مدیریت کاربران، برای هر نقش مشخص کنید که به کدام ماژول‌ها و بخش‌ها دسترسی دارند.

۵. تست و بررسی عملکرد ماژول

قبل از استفاده نهایی، برای هر ماژول حداقل یک عملیات تستی انجام دهید (مثلاً یک فاکتور فروش، یک رسید انبار، یا یک سند حسابداری) تا از صحت تنظیمات اطمینان حاصل شود.

نکات کلیدی

از فعال‌سازی همزمان تعداد زیاد ماژول اجتناب کنید؛ زیرا فرآیند تست و کنترل را سخت می‌کند.
در صورت عدم استفاده از یک ماژول، آن را غیرفعال نگه دارید تا پیچیدگی سیستم و دسترسی کاربران کنترل شود.
برخی ماژول‌ها نیازمند نصب افزونه یا فعال‌سازی از سمت پشتیبانی فلکس هستند (مثلاً ارتباط با نرم‌افزارهای سخت‌افزاری، OCR یا هوش مصنوعی).
هر ماژول را می‌توانید در حالت "sandbox" یا تستی آزمایش کنید.

نتیجه این مرحله

در پایان این مرحله:

ماژول‌های مورد نیاز سازمان فعال شده‌اند.
تنظیمات مربوط به هر ماژول به صورت اختصاصی انجام شده است.
کاربران می‌توانند طبق نقش خود، از ماژول‌ها استفاده کرده و عملیات واقعی را ثبت کنند.

در مرحله بعد وارد بخش مهم ۵. تست فرآیندهای کلیدی خواهیم شد، جایی که باید اطمینان حاصل کنیم سیستم به درستی در تمام سناریوهای عملیاتی کار می‌کند.

5️⃣ آزمایش داده‌ها

پس از فعال‌سازی ماژول‌ها و انجام تنظیمات پایه، نوبت به مرحله‌ای بسیار مهم و حیاتی در استقرار ERP فلکس می‌رسد: آزمایش فرآیندها و داده‌ها.

هدف این مرحله، اطمینان از صحت عملکرد سیستم، بررسی هم‌خوانی ماژول‌ها با نیازهای سازمان و کشف مشکلات احتمالی پیش از آغاز استفاده رسمی است.

اهداف این مرحله

اطمینان از درستی تنظیمات و پیاده‌سازی ماژول‌ها
بررسی هماهنگی بین ماژول‌ها (مثلاً تأثیر فاکتور فروش در حسابداری)
شبیه‌سازی فرآیندهای واقعی سازمان در محیط نرم‌افزار
آماده‌سازی تیم عملیاتی با آموزش در محیط تست
کشف ایرادات ساختاری یا منطقی پیش از ورود به داده‌های واقعی

انواع تست‌هایی که باید انجام شوند

۱. تست فرآیندهای عملیاتی

فرآیند	شرح تست	ماژول‌های درگیر
صدور فاکتور فروش	ایجاد یک پیش‌فاکتور، تبدیل به فاکتور، ثبت دریافت وجه	فروش، حسابداری
ثبت خرید	ثبت سفارش خرید، فاکتور خرید، دریافت کالا	خرید، انبار، حسابداری
دریافت و پرداخت	ثبت دریافت از مشتری، پرداخت به تأمین‌کننده	خزانه‌داری، حسابداری
ثبت رسید و حواله	انتقال کالا بین انبارها، رسید ورود، حواله خروج	انبار
ثبت سند حسابداری	بررسی اسناد اتوماتیک ایجادشده از عملیات فروش/خرید	حسابداری
حقوق و دستمزد	محاسبه حقوق، بررسی بیمه و مالیات، صدور سند حقوق	منابع انسانی، حسابداری
تولید	ایجاد دستور ساخت، برداشت مواد اولیه، ثبت تولید	تولید، انبار، حسابداری

۲. تست سناریوهای استثنا

ثبت فاکتور با نرخ مالیاتی متفاوت
بازگشت از فروش و برگشت از خرید
حذف یا اصلاح اسناد و بررسی اثر آن بر حساب‌ها
تست اعتبارسنجی‌ها (مثل جلوگیری از منفی شدن موجودی)
ثبت عملیات در انتهای ماه و بررسی تأثیر آن در گزارشات

مراحل اجرای تست

گام اول: تعریف سناریوهای تست

لیستی از فرآیندهای مهم سازمان را تهیه کنید و برای هرکدام سناریویی ساده تعریف نمایید. مثال:

«یک مشتری جدید ثبت می‌شود، یک پیش‌فاکتور برای او صادر شده و به فاکتور نهایی تبدیل می‌شود. سپس وجه فاکتور دریافت و سند حسابداری آن بررسی می‌گردد.»

گام دوم: اجرای سناریو در محیط آزمایشی

فلکس این امکان را دارد که بخشی از داده‌ها را در حالت تست اجرا کند. توصیه می‌شود برای اجرای تست‌ها از یک کاربر تستی و تاریخ‌های فرضی استفاده شود تا با داده‌های اصلی تداخل نداشته باشند.

گام سوم: بررسی گزارش‌ها و خروجی‌ها

پس از اجرای تست، خروجی‌هایی نظیر گزارشات مالی، مانده حساب‌ها، موجودی کالا و اسناد حسابداری را بررسی نمایید تا از صحت نتایج اطمینان حاصل شود.

گام چهارم: مستندسازی خطاها و ناهماهنگی‌ها

در صورتی که در تست‌ها با خطا یا عملکرد غیرمنتظره مواجه شدید، آن‌ها را مستند کرده و با تیم پیاده‌سازی یا پشتیبانی فلکس در میان بگذارید.

نکات کلیدی برای موفقیت در این مرحله

تست‌ها را با حضور کاربران کلیدی هر دپارتمان انجام دهید.
از داده‌های واقعی استفاده نکنید؛ داده‌ها باید تستی و فرضی باشند.
اگر تستی شکست خورد، به‌جای عبور از آن، دلیل آن را دقیق بررسی و اصلاح کنید.
سناریوهای تست را ذخیره کنید تا در آموزش پرسنل جدید یا بررسی‌های آتی قابل استفاده باشند.
تست‌ها باید شامل کل چرخه باشند (از ابتدا تا ثبت در حسابداری).

نتیجه این مرحله

در پایان این مرحله:

سازمان اطمینان می‌یابد که ماژول‌ها به درستی پیکربندی شده‌اند.
کاربران اصلی با فرآیندهای کاری در نرم‌افزار آشنا شده‌اند.
خطاها و مشکلات احتمالی پیش از بهره‌برداری واقعی شناسایی شده‌اند.
زمینه برای ورود داده‌های نهایی و استفاده رسمی از سیستم فراهم شده است.

در مرحله بعدی، به سراغ بخش مهم و نهایی می‌رویم: ورود به فاز عملیاتی و بهره‌برداری از سیستم.

6️⃣ استقرار نهایی

پس از گذر موفق از مرحله تست و اطمینان از صحت عملکرد ماژول‌ها و داده‌ها، وارد فاز استقرار نهایی می‌شویم؛ جایی که سیستم ERP فلکس به‌صورت رسمی و عملیاتی در سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد.

این مرحله حیاتی‌ترین بخش در مسیر پیاده‌سازی است و باید با دقت، نظارت و هماهنگی کامل انجام شود.

اهداف این مرحله

قطع کامل سیستم‌های قدیمی و شروع استفاده از فلکس به‌عنوان سیستم اصلی سازمان
بهره‌برداری از داده‌های واقعی به‌صورت عملیاتی
ایجاد اطمینان و اعتماد در کاربران نهایی برای استفاده از سیستم
نظارت دقیق بر عملکرد اولیه سیستم در فضای واقعی

اقدامات اصلی در استقرار نهایی

۱. تهیه نسخه پشتیبان از داده‌های تست و حذف داده‌های غیرواقعی

حذف کاربران تست، فاکتورهای فرضی و اسناد آزمایشی
پاک‌سازی دیتابیس از داده‌های موقت (با هماهنگی تیم فنی فلکس)
تهیه بکاپ کامل از وضعیت فعلی سیستم (قبل از ورود اطلاعات واقعی)

۲. ورود اطلاعات نهایی

اطلاعات واقعی و نهایی از سیستم‌های قبلی یا اسناد کاغذی باید به‌صورت کامل وارد فلکس شوند:

نوع داده	روش ورود
مانده حساب‌ها	از طریق سند افتتاحیه در ماژول حسابداری
موجودی کالاها	با رسید اولیه به انبار و موجودی آغازین
اطلاعات مشتریان و تأمین‌کنندگان	از فایل اکسل یا ثبت دستی
مانده فاکتورها	با ثبت بدهی‌ها و بستانکاری‌های باز در فروش و خرید
اطلاعات پرسنلی و حقوقی	ثبت کامل پرسنل، قراردادها، مزایا و کسورات

✅ در صورت نیاز، تیم فلکس می‌تواند ابزارهای خاص برای ایمپورت داده‌ها از اکسل یا سیستم قبلی ارائه دهد.

۳. آموزش نهایی و شروع رسمی کار با سیستم

آموزش کاربران نهایی در محیط واقعی با داده‌های خودشان
پاسخگویی سریع به سؤالات، ابهامات یا خطاهای احتمالی
تعیین مسئول پشتیبانی داخلی برای ارتباط با تیم فلکس
ارائه راهنماهای مرحله‌به‌مرحله (Manual) یا ویدئوهای آموزشی برای کاربران

۴. نظارت ویژه بر عملکرد در هفته اول

ثبت روزانه مشکلات کاربران و پاسخ‌دهی سریع
بررسی گزارشات مالی، فاکتورها، انبار و سایر ماژول‌ها
اصلاح تنظیمات یا رویه‌ها در صورت لزوم

۵. گزارش‌گیری و پایش اولیه

دریافت اولین گزارشات مدیریتی (گردش حساب، سود و زیان، موجودی کالا)
بررسی همخوانی خروجی‌ها با واقعیت
اعتمادسازی بین مدیران و کاربران نسبت به صحت سیستم

ریسک‌های احتمالی و نکات مهم

مورد	راهکار
مقاومت کاربران در پذیرش سیستم	آموزش هدفمند + همراهی گام‌به‌گام
ورود ناقص داده‌ها	چک‌لیست ورود داده + بررسی صحت پس از ورود
عدم ثبت کامل عملیات	تعیین ناظر داخلی برای بررسی روزانه فعالیت‌ها
اشکالات پنهان در فرآیندها	تهیه لیست مشکلات و پیگیری مستمر با تیم پشتیبانی فلکس

نتیجه این مرحله

در پایان این مرحله:

سیستم ERP فلکس به‌عنوان ابزار اصلی مدیریت سازمان در حال اجرا است.
کلیه عملیات مالی، انباری، تولیدی، منابع انسانی و ... از طریق فلکس انجام می‌پذیرد.
کاربران به کار با سیستم مسلط شده‌اند و تیم داخلی پشتیبانی برای رفع مشکلات آماده است.
گزارش‌های مدیریتی قابل اتکا برای تصمیم‌گیری تولید می‌شوند.

🎉 تبریک!

با موفقیت به پایان مسیر استقرار ERP رسیدید.
از این لحظه به بعد، ERP فلکس به شما کمک خواهد کرد تا تصمیم‌گیری‌های دقیق‌تری انجام دهید، کارایی فرآیندها را افزایش دهید و رشد سازمان‌تان را هدفمندانه مدیریت کنید.

گام بعدی:

پایش دوره‌ای سیستم و بهینه‌سازی مستمر با کمک تیم مشاوره و پشتیبانی فلکس. توصیه می‌شود هر ۳ تا ۶ ماه، بازبینی فرآیندها، گزارشات و کارکرد سیستم انجام شود.

7️⃣ آموزش کاربران

آموزش کاربران یکی از مهم‌ترین گام‌های موفقیت در پیاده‌سازی سیستم ERP فلکس است.
حتی اگر بهترین نرم‌افزار را در اختیار داشته باشید، بدون آموزش مؤثر، کاربران توانایی استفاده از آن را نخواهند داشت. هدف این مرحله آن است که کاربران با نقش‌ها و وظایف خود در سیستم آشنا شوند و با اطمینان از فلکس استفاده کنند.

اهداف آموزش کاربران

تسلط عملی کاربران به محیط و ماژول‌های مربوط به خود
کاهش خطاهای انسانی در ورود اطلاعات و اجرای عملیات
افزایش پذیرش و اعتماد نسبت به سیستم ERP
آماده‌سازی سازمان برای استفاده مستقل از فلکس

دسته‌بندی کاربران برای آموزش

بسته به اندازه و ساختار سازمان، کاربران معمولاً در چند گروه اصلی قرار می‌گیرند:

گروه	ماژول‌های مرتبط	هدف آموزش
کاربران انبار	انبار، خرید، کالا	ثبت رسید/حواله، انبارگردانی
فروش و پشتیبانی	فروش، اشخاص، فاکتور	صدور فاکتور، مدیریت مشتریان
مالی و حسابداری	حسابداری، خزانه‌داری	اسناد مالی، دریافت‌ها و پرداخت‌ها، مودیان، گزارش‌گیری
منابع انسانی	پرسنل، حقوق و دستمزد	ورود اطلاعات پرسنل، ثبت قراردادها
مدیران میانی و عالی	همه ماژول‌ها + داشبوردها	گزارش‌گیری، کنترل عملکرد، تصمیم‌سازی

روش‌ها و ابزارهای پیشنهادی برای آموزش

۱. آموزش حضوری یا آنلاین با مربی (می‌توانید از طریق سیستم پشتیبانی ثبت درخواست کنید)

برگزاری جلسات آموزش گروهی برای هر بخش
تمرین روی سناریوهای واقعی (مثلاً صدور فاکتور فروش یا ثبت سند پرداخت)
امکان پرسش و پاسخ زنده
ضبط جلسات برای بازبینی

۲. راهنمای متنی و تصویری گام‌به‌گام (همین داکیومنت)

ارائه مستندات آموزشی تحت وب به کاربران
مثال‌های عملی در هر مرحله
مناسب برای مرور سریع توسط کاربر

۳. ویدئوهای آموزشی کوتاه

ویدئوهای ۳ تا ۷ دقیقه‌ای برای آموزش هر ماژول یا عملیات
قابل پخش در زمان نیاز
بسیار مؤثر برای آموزش کارکنان جدید

۴. پایگاه دانش (Knowledge Base) درون سازمانی

ترفندها و تجربیات افراد در سازمان خود را در یک پوشه ذخیره کنید

نکات کلیدی در آموزش مؤثر

از آموزش‌های نقش‌محور استفاده کنید (Role-based Training)
آموزش را با سناریوهای واقعی سازمان اجرا کنید، نه داده‌های فرضی
جلسات تمرینی برگزار کنید و عملیات را به کاربر بسپارید
حتماً از چک‌لیست یا آزمون برای ارزیابی فهم کاربران استفاده نمایید
از افراد با انگیزه در تیم به‌عنوان "کاربر کلیدی (Key User)" استفاده کنید تا به بقیه هم کمک کنند

ارزیابی اثربخشی آموزش

برای سنجش میزان موفقیت آموزش، می‌توانید:

از کاربران بخواهید برخی عملیات را به‌صورت مستقل اجرا کنند
فرم‌های بازخورد درباره کیفیت آموزش جمع‌آوری کنید
عملکرد کاربران در هفته‌های اول را بررسی کرده و ضعف‌ها را رفع نمایید

نقش تیم پشتیبانی فلکس

در صورت نیاز، تیم پشتیبانی فلکس می‌تواند:

در آموزش آنلاین یا حضوری همراهی کند
ویدئوهای آموزشی و فایل‌های راهنما در اختیار سازمان قرار دهد
مشکلات کاربران را در روزهای ابتدایی استفاده تحلیل و راهکار ارائه کند

نتیجه این مرحله

در پایان این مرحله:

کاربران اصلی با وظایف و ابزارهای خود در سیستم ERP فلکس آشنا هستند
استفاده از سیستم به بخشی از فرآیند روزانه سازمان تبدیل شده است
سازمان می‌تواند به‌صورت مستقل و مؤثر با ERP کار کند

📌 توصیه مهم:
آموزش پایان راه نیست! هر زمان که فرآیند جدیدی اضافه شود یا پرسنل جدیدی وارد شوند، لازم است آموزش مستمر ادامه یابد.

8️⃣ کنترل نهایی

پس از انجام مراحل قبلی شامل ورود داده‌ها، فعال‌سازی ماژول‌ها و آموزش کاربران، اکنون زمان آن رسیده که یک بررسی نهایی انجام دهیم تا اطمینان حاصل شود که همه چیز برای استفاده عملی و دائمی از سیستم ERP فلکس آماده است.

این مرحله نقش مهمی در جلوگیری از خطاهای احتمالی، کاهش ریسک، و تضمین یک استقرار موفق دارد.

اهداف کنترل نهایی

اطمینان از صحت داده‌های ورودی و تنظیمات
بررسی کامل فرآیندهای عملیاتی در سیستم
شناسایی و رفع خطاهای احتمالی پیش از شروع رسمی بهره‌برداری
آماده‌سازی سیستم برای "Go-Live" یا بهره‌برداری کامل

چک‌لیست کنترل نهایی

در این بخش، چک‌لیستی از مهم‌ترین مواردی که باید پیش از بهره‌برداری نهایی بررسی شوند آورده شده است:

بررسی داده‌های پایه

اطلاعات شرکت (نام، آدرس، کد اقتصادی، لوگو و ...) کامل است
کالاها و خدمات با کدگذاری و دسته‌بندی صحیح وارد شده‌اند
حساب‌های مالی به‌درستی تعریف شده‌اند
اطلاعات اولیه مشتریان، تأمین‌کنندگان و پرسنل کامل و معتبر است

بررسی تنظیمات ماژول‌ها

ماژول‌های موردنیاز فعال و تنظیم شده‌اند
دسترسی کاربران مطابق نقش‌های سازمانی تعیین شده است
تنظیمات حسابداری (سال مالی، اسناد خودکار، کدینگ) به درستی انجام شده است
فرآیندهای گردش‌کار (Workflow) و تاییدیه‌ها تعریف شده‌اند

بررسی عملیاتی ماژول‌ها

امکان ثبت فاکتور خرید و فروش و تولید سند مالی به‌درستی تست شده است
عملیات انبار (دریافت، ارسال، انتقال بین انبار) بدون خطا اجرا می‌شوند
پرداخت و دریافت‌ها در خزانه‌داری به‌درستی ثبت می‌شوند
حقوق و دستمزد برای یک دوره آزمایشی محاسبه و بررسی شده است

بررسی عملکرد کاربران

کاربران به سیستم وارد می‌شوند و نقش‌های خود را می‌شناسند
عملیات روزانه حداقل برای چند روز در سیستم انجام شده‌اند
مشکلات گزارش‌شده توسط کاربران بررسی و حل شده‌اند
کاربران کلیدی (Key Users) آماده پشتیبانی داخلی هستند

تهیه پشتیبان (Backup)

نسخه پشتیبان از تنظیمات و داده‌های فعلی تهیه شده است
روش‌های بازگردانی (Restore) تست شده‌اند
سیاست‌گذاری برای پشتیبان‌گیری منظم مشخص شده است
فلکس بصورت خودکار از برخی اطلاعات مهم و اصلی پشتیبان‌گیری انجام می‌دهد. اما لازم است حتما سازمان‌ها موارد مورد نیاز خود را بصورت دوره‌ای چک کنند.

مرحله تست نهایی

پیشنهاد می‌شود یک شبیه‌سازی کامل از عملیات یک روز کاری واقعی با استفاده از فلکس انجام شود. در این شبیه‌سازی، تمامی واحدها مانند فروش، انبار، مالی، منابع انسانی، و مدیریت با سیستم کار می‌کنند تا مطمئن شویم:

اطلاعات درست ثبت می‌شود
گزارش‌ها به درستی تولید می‌شوند
تعامل بین ماژول‌ها بدون خطا انجام می‌شود

نتیجه مرحله کنترل نهایی

در پایان این مرحله:

همه اجزای ERP فلکس برای بهره‌برداری رسمی آماده هستند
کاربران با سیستم کار کرده‌اند و خطاهای احتمالی رفع شده‌اند
داده‌ها دقیق، کامل و آماده برای استفاده بلندمدت هستند
سازمان آماده Go-Live یا استقرار رسمی است

📌 نکته مهم:
پیشنهاد می‌شود پس از کنترل نهایی، تاریخ مشخصی برای Go-Live تعیین شده و در تقویم پروژه ثبت شود. از آن تاریخ به بعد، تمامی عملیات سازمان فقط باید در سیستم فلکس انجام شود.

9️⃣ پشتیبانی و ادامه مسیر

پس از بهره‌برداری رسمی از سیستم ERP فلکس (Go-Live)، سازمان وارد مرحله‌ای می‌شود که به آن «پشتیبانی پس از استقرار» گفته می‌شود. این مرحله، به اندازه‌ تمامی مراحل قبلی اهمیت دارد؛ زیرا موفقیت بلندمدت ERP در گرو پایداری، پشتیبانی، اصلاحات مستمر و انطباق با تغییرات سازمانی است.

اهداف این مرحله

اطمینان از عملکرد پایدار سیستم در محیط واقعی
حل سریع مشکلات کاربران
به‌روزرسانی و بهینه‌سازی مستمر فرآیندها
افزایش بهره‌وری و رضایت کاربران
انطباق سیستم با نیازهای در حال تغییر سازمان

ساختار پشتیبانی

۱. پشتیبانی داخلی (Key Users & Admins)

کاربران کلیدی هر واحد (Key Users) به‌عنوان اولین خط پشتیبانی داخلی عمل می‌کنند.
مدیر سیستم (System Admin) مسئول بررسی مشکلات فنی و سطح دسترسی کاربران است.
تیم IT داخلی یا مسئول ERP، مشکلات سطح یک را بررسی و در صورت نیاز، با تیم پشتیبانی فلکس ارتباط می‌گیرند.

۲. پشتیبانی تیم فلکس

دسترسی به پورتال تیکتینگ برای گزارش مشکلات و درخواست‌ها
دریافت به‌روزرسانی‌های دوره‌ای نرم‌افزار از تیم فلکس
هماهنگی برای جلسات پشتیبانی آنلاین یا حضوری در صورت نیاز

فرآیند مدیریت درخواست‌ها و خطاها

ثبت مشکل یا نیاز در سامانه داخلی یا پورتال پشتیبانی
بررسی اولیه توسط کاربر کلیدی یا مدیر سیستم
ارجاع به تیم پشتیبانی فلکس در صورت نیاز به حل تخصصی
ثبت نتیجه و اطلاع‌رسانی به کاربران

بهبود مستمر و به‌روزرسانی

ارزیابی عملکرد سیستم

بررسی دوره‌ای عملکرد سیستم (مثلاً هر ۳ ماه)
دریافت بازخورد از کاربران و واحدهای مختلف

پیاده‌سازی بهبودها

اصلاح فرآیندها یا فرم‌ها بر اساس نیاز جدید
افزودن گزارش‌های مدیریتی سفارشی
ارتقاء یا فعال‌سازی ماژول‌های جدید (مانند SMS و...)

به‌روزرسانی‌های نرم‌افزاری

دریافت نسخه‌های جدید ERP فلکس (On-Promise)
تست اولیه امکانات جدید قبل از ارائه به همکاران
اصلاح دستورالعمل‌ها و فرآیندها در پایگاه دانش سازمانی با توجه به تغییرات نرم‌افزار

مستندسازی و دانش‌افزایی

تهیه و به‌روزرسانی مستندات آموزشی داخلی (ویدیو، PDF، راهنما)
آموزش مستمر برای کاربران جدید یا فرآیندهای جدید
ایجاد پایگاه دانش سازمانی برای سوالات پرتکرار

جلسات بازبینی و تحلیل

برگزاری جلسات فصلی با حضور مدیر پروژه، مدیر سیستم، کاربران کلیدی با محورهای زیر:

بررسی چالش‌ها و نقاط قوت سیستم
تحلیل فرآیندها و داده‌ها
ارائه راهکارهای بهبود بهره‌وری
برنامه‌ریزی برای ارتقاء و توسعه آینده

نتیجه این مرحله

در پایان این مرحله، سازمان به یک بلوغ نسبی در استفاده از ERP دست می‌یابد:

کاربران با سیستم راحت کار می‌کنند و بازدهی بالاتری دارند
مشکلات به‌صورت سیستمی مدیریت و حل می‌شوند
سیستم به مرور زمان با نیازهای واقعی سازمان تطبیق پیدا می‌کند
ERP از یک نرم‌افزار صرف، به بخشی از فرهنگ اجرایی و مدیریتی سازمان تبدیل می‌شود

💡 نکته طلایی:
پیاده‌سازی ERP یک پروژه نیست، بلکه یک فرآیند دائمی از یادگیری، بهبود و تطبیق است. تیم‌های موفق، ERP را به‌عنوان یک ابزار پویا می‌نگرند که باید دائماً با رشد سازمان همگام شود.