سابماژول‌های مالی

سابماژول‌های مالی در سیستم نقش ستون عملیات حسابداری را ایفا می‌کنند. این بخش به‌منظور ثبت، پیگیری و مدیریت تراکنش‌های مالی شامل دریافت‌ها، پرداخت‌ها، اسناد مالی و گردش‌های بانکی طراحی شده است. بسیاری از این سابماژول‌ها به‌صورت اتوماتیک و همگام با سایر بخش‌های سیستم (مانند خرید، فروش و منابع انسانی) تولید می‌شوند تا یکپارچگی اطلاعات مالی در کل سازمان حفظ شود.

سند مالی

سند مالی در سیستم ثبت‌کننده‌ی رسمی تراکنش‌های مالی سازمان است که کلیه عملیات مالی را در بستر حسابداری یکپارچه‌سازی و مستندسازی می‌کند. اسناد مالی می‌توانند به‌صورت اتوماتیک یا دستی در سیستم ایجاد شوند:

اسناد مالی اتوماتیک: همزمان با ثبت برخی سابماژول‌ها از جمله دریافت، پرداخت، صورتحساب خرید و فروش، بازگشت از خرید یا فروش، اسناد دریافتنی و پرداختنی و برگه حقوق، سند مالی به‌صورت خودکار در سیستم ایجاد می‌گردد و در کلیه گزارشات مالی تأثیرگذار است.
اسناد مالی دستی: در مواردی که تراکنش مالی مربوط به اقلام غیر انبارداری یا مصرفی (مانند چسب، سود بانکی، خدمات جانبی و...) باشد و امکان ثبت آن در قالب صورتحساب وجود نداشته باشد، سند مالی به‌صورت دستی ثبت می‌شود.
امکان ثبت همزمان بدهکار و بستانکار در یک ردیف وجود ندارد.
سند مالی اتوماتیک متصل به یک سابماژول قابل انتقال مستقل نیست. در صورت نیاز به جابه‌جایی،
باید سابماژول مربوطه منتقل شود تا سند مالی همگام‌شده نیز به‌همراه آن منتقل گردد.
امکان حذف سند مالی اتوماتیک وجود ندارد. تنها در صورتی که سابماژول اصلی حذف شود، سند مالی مرتبط نیز به‌صورت خودکار از سیستم حذف خواهد شد.
در صورتی که سند مالی در وضعیت تایید یا قطعی باشد، امکان افزودن، ویرایش یا حذف آیتم‌های مربوطه در سابماژول همگام‌شده وجود نخواهد داشت
در زمان فراخوان اطلاعات از اسناد مالی سال‌های پیش، سیستم به‌صورت خودکار حساب مالی متناظر با سال جاری را جستجو کرده و در سند مالی جدید جای‌گذاری می‌کند. در صورت عدم وجود، مقدار آن خالی خواهد بود.
تنها حساب‌های مالی‌ای قابل انتخاب هستند که دارای زیرمجموعه نباشند.
در هر سند مالی، صرفاً می‌توان از حساب‌های مربوط به سال مالی جاری استفاده کرد.
در صورت انتقال سابماژولی که سند مالی همگام شده دارد هر دو این ساماژول ها با هم انتقال می یابند.

نکته» در فیلتر لیست اسناد مالی، یک فیلد به نام موازنه وجود دارد. در صورتی که جمع بدهکار و بستانکار اسناد مالی با هم برابر باشد، این اسناد در بخش اسناد موازنه قرار می‌گیرند. در صورتی که جمع این دو برابر نباشد، اسناد در بخش اسناد ناموازنه قرار می‌گیرند.

دریافت

سابماژول دریافت برای ثبت کلیه وجوه نقد، اسناد بهادار یا چک‌هایی به‌کار می‌رود که به نفع یکی از حساب‌های شرکت دریافت می‌شوند. این دریافت‌ها می‌توانند شامل مواردی همچون پیش‌پرداخت‌ها، تسویه‌حساب‌های کارفرمایان و سایر دریافتی‌های سازمان باشند.
برای مثال، زمانی که از کارفرما مبلغی به‌عنوان پیش‌پرداخت دریافت می‌شود، لازم است این مبلغ از طریق سابماژول دریافت ثبت گردد. با ثبت این سابماژول، یک سند مالی همگام‌شده نیز به‌صورت خودکار در سیستم ایجاد می‌شود.

گزینه‌های نحوه دریافت وجه

در هنگام ثبت دریافتی، کاربر باید مشخص کند که مبلغ دریافت‌شده به کدام حساب سازمان واریز شده است. به همین منظور، سابماژول دریافت گزینه‌های مختلفی برای تعیین محل ثبت مبلغ در اختیار کاربر قرار می‌دهد:
حساب بانکی - صندوق - تنخواه‌گردان - سایر وجوه - اسناد دریافتنی

در این سابماژول، فیلدی با عنوان درآمد/بدهی وجود دارد. با انتخاب حساب مالی مربوطه، این فیلد به‌صورت بستانکار در سند مالی همگام‌شده ثبت خواهد شد.

پرداخت

سابماژول پرداخت برای ثبت کلیه وجوه نقد، اسناد مالی یا مبالغی است که از حساب‌های شرکت به حساب تأمین‌کنندگان یا سایر ذی‌نفعان پرداخت می‌شود. این پرداخت‌ها در دپارتمان حسابداری – پرداخت ثبت شده و در تمامی فرآیندهای مالی و گزارش‌گیری قابل پیگیری هستند.
با ثبت این سابماژول، یک سند مالی همگام‌شده نیز به‌صورت خودکار در سیستم ایجاد می‌گردد که اطلاعات حسابداری مربوط به پرداخت را ثبت و مستند می‌سازد.

گزینه‌های نحوه پرداخت وجه

هنگام ثبت یک پرداخت، لازم است تعیین شود که مبلغ پرداخت‌شده از کدام منبع مالی شرکت برداشت شده است. سابماژول پرداخت برای این منظور گزینه‌هایی را در فیلد "پرداخت از" ارائه می‌دهد:
اسناد پرداختنی - حساب بانکی - صندوق - تنخواه‌گردان - سایر وجوه - اسناد دریافتنی

در این سابماژول، فیلدی با عنوان "هزینه/دارایی" وجود دارد که با انتخاب حساب مالی مربوطه، در سند مالی همگام‌شده به‌صورت بدهکار ثبت می‌گردد.\

اسناد دریافتنی

اسناد دریافتنی شامل کلیه چک‌هایی است که از کارفرمایان یا مشتریان دریافت شده‌اند و در سیستم، ابتدا از طریق رویداد «دریافت» ثبت می‌گردند. پس از ثبت این رویداد، چک‌ها به‌صورت اتوماتیک به سابماژول اسناد دریافتنی منتقل می‌شوند.

در این بخش، امکان تغییر وضعیت چک‌ها وجود دارد (مانند: وصول، برگشت، ابطال و...)، و هرگونه تغییر وضعیت موجب ایجاد یا به‌روزرسانی سند مالی همگام‌شده در سیستم می‌گردد. به این ترتیب، تمامی عملیات مرتبط با مدیریت چک‌های دریافتی در یک مسیر شفاف و قابل ردیابی ثبت می‌شود.

تاثیر تغییر وضعیت اسناد دریافتنی ، روی سند مالی مرتبط با آن

وضعیت اسناد دریافتی	عملیات روی سند مالی
معلق به در جریان وصول	یک سند مالی ساخته می‌شود و حساب مرجوعی بدهکار و حساب اسناد دریافتنی بستانکار می‌شود
معلق به برگشت داده شده	یک سند مالی ساخته می‌شود و حساب مالی برگشت داده شده بدهکار و حساب اسناد دریافتنی بستانکار می‌شود
معلق به باطل شده	یک سند مالی ساخته می‌شود و حساب مالی مشتری بدهکار و حساب اسناد دریافتنی بستانکار می‌شود
معلق به پاس شده	یک سند مالی ساخته می‌شود و حساب مالی مشخص شده در ورودی کاربر بدهکار و حساب اسناد دریافتنی بستانکار می‌شود
باطل شده به معلق	سند مالی مربوط به اون چک پاک میشود
پاس شده به معلق
در جریان وصول به معلق
برگشت داده شده به معلق
در جریان وصول به برگشت داده شده	یک سند مالی ساخته می‌شود و حساب مالی برگشتی بدهکار و حساب مالی مرجوعی بستانکار می‌شود
در جریان وصول به باطل شده	یک سند مالی ساخته می‌شود و حساب مالی تامین‌کننده بدهکار و حساب مالی مرجوعی بستانکار می‌شود
در جریان وصول به پاس شده	یک سند مالی ساخته می‌شود و حساب مالی مشخص شده در ورودی کاربر بدهکار و حساب مرجوعی بستانکار می‌شود
برگشت داده شده به در جریان وصول	یک سند مالی ساخته می‌شود و حساب مالی مرجوعی بدهکار و حساب مالی برگشتی بستانکار می‌شود
برگشت داده شده به باطل شده	یک سند مالی ساخته می‌شود و حساب مالی تامین‌کننده بدهکار و حساب مالی برگشتی بستانکار می‌شود
برگشت داده شده به پاس شده	یک سند مالی ساخته می‌شود و حساب مالی وارد شده در چک بدهکار و حساب مالی برگشتی بستانکار می‌شود

اسناد پرداختنی

اسناد پرداختنی شامل کلیه چک‌هایی است که توسط شرکت در وجه تأمین‌کنندگان یا سایر افراد صادر شده‌اند و در ابتدا از طریق سابماژول «پرداخت» در سیستم ثبت می‌گردند. این چک‌ها به‌صورت اتوماتیک به بخش اسناد پرداختنی منتقل می‌شوند تا امکان مدیریت، پیگیری و تغییر وضعیت آن‌ها در زمان مقرر فراهم شود.
با تغییر وضعیت هر چک (مانند: پرداخت‌شده، ابطال، برگشت و...)، یک سند مالی همگام‌شده در سیستم ایجاد یا به‌روزرسانی می‌شود که اطلاعات حسابداری مربوط به آن تراکنش را ثبت می‌نماید.

تاثیر تغییر وضعیت اسناد پرداختنی ، روی سند مالی مرتبط با آن

وضعیت اسناد پرداختنی	عملیات روی سند مالی
معلق به مرجوع شده	یک سند مالی ساخته می‌شود و حساب مالی اسناد پرداختنی بدهکار و حساب مشتری بستانکار می‌شود
معلق به باطل شده
برگشت داده شده به مرجوع شده
برگشت داده شده به باطل شده
معلق به پاس شده	یک سند مالی ساخته می‌شود و حساب مالی اسناد پرداختنی بدهکار و حساب مشخص شده در ورودی کاربر بستانکار می‌شود
برگشت داده شده به پاس شده
باطل شده به معلق	سند مالی مربوط به اون چک پاک میشود
پاس شده به معلق
مرجوع شده به معلق
برگشت داده شده به معلق
مرجوع شده به پاس شده	یک سند مالی ساخته می‌شود و حساب مالی مشخص شده در ورودی کاربر یا حساب بانک بدهکار و حساب مشخص شده در ورودی چک که به صورت اسناد دریافتنی هست بستانکار می‌شود