سابماژول‌های پرسنلی
سابماژول‌های پرسنلی به منظور مدیریت اطلاعات مالی مرتبط با کارکنان سازمان طراحی شده‌اند. این سابماژول‌ها شامل ثبت حکم حقوق، پرداخت حقوق، مزایا، کسورات و سایر موارد مرتبط با جبران خدمات هستند و ارتباط مستقیمی با واحد منابع انسانی و مالی دارند
نکته» در سابماژول‌های پرسنلی، تنها «حکم حقوق» امکان فراخوان دارد. اما این فراخوانی تنها در صورتی مجاز است که مقدار تاریخ نهایی در هر دو سابماژول (مبدا و مقصد) مربوط به یک سال مالی واحد باشد.
برگه حقوق
برگه حقوق لیستی از حقوق و مزایای پرسنل است که به‌صورت ماهانه ثبت می‌شود و شامل تمامی اطلاعات مربوط به تایم‌شیت افراد در بازه زمانی مشخص‌شده است. این برگه با ترکیب داده‌های تاییدشده‌ی حضور و غیاب و همچنین آیتم‌های ثبت‌شده در حکم حقوق هر شخص، محاسبه دقیق حقوق، مزایا، کسورات و سایر آیتم‌های حقوقی را انجام می‌دهد. تنها پرسنلی که در بازه زمانی مورد نظر دارای حکم حقوق تأیید و قطعی‌شده باشند و تایم‌شیت کامل داشته باشند، در این لیست لحاظ می‌شوند.
پنجره جزئیات آیتم‌های حقوقی پرسنل
این بخش از سیستم حقوق و دستمزد فلکس، نمایی جامع از آیتم‌های حقوقی هر پرسنل را در بازه زمانی مشخص‌شده در برگه حقوق ارائه می‌دهد. اطلاعات نمایش داده‌شده در این پنجره، حاصل محاسبات مبتنی بر حکم حقوقی و تایم‌شیت فرد در آن دوره است و مبنای نهایی برای پرداخت حقوق تلقی می‌شود.
اجزای اصلی این پنجره شامل موارد زیر است:
- نوع آیتم: نوع دریافتی یا کسورات حقوقی نظیر "حقوق روزانه"، "اضافه‌کاری"، "غیبت"، "حق مسکن"، "بیمه"، "مالیات" و غیره.
- مقدار: مبلغ ریالی محاسبه‌شده برای هر آیتم.
- وضعیت مشمولیت آیتم‌ها: هر آیتم بر اساس قوانین تعریف‌شده، ممکن است مشمول بیمه، مالیات و بازنشستگی باشد یا خیر. این موضوع با علامت تیک یا ضربدر در ستون‌های مربوطه مشخص شده است.
- جمع کل حقوق و مزایا: مجموع دریافتی‌هایی که مشمول مالیات هستند.
- جمع کل کسورات: شامل مالیات و بیمه کسر شده از حقوق.
- خالص پرداختی: مبلغ نهایی قابل پرداخت به فرد پس از کسر کسورات قانونی.
این پنجره همچنین قابلیت ثبت و ویرایش آیتم‌های جدید را نیز داراست و امکان بررسی دقیق و شفاف تمامی اجزای تشکیل‌دهنده حقوق پرسنل را برای واحد منابع انسانی فراهم می‌سازد.
شرایط درج اطلاعات در برگه حقوق هنگام وارد کردن از حضور و غیاب
در هنگام استفاده از گزینه "وارد کردن از حضور و غیاب" در برگه حقوق، تنها اطلاعات پرسنلی وارد می‌شود که دارای شرایط زیر باشند:
- دارای حکم حقوقی معتبر در بازه زمانی برگه حقوق باشند.
- حکم حقوقی آن‌ها تأیید و به وضعیت قطعی رسیده باشد.
- تایم‌شیت پرسنل تکمیل شده و ورود و خروج آن‌ها ثبت شده باشد.
نکته» در صورتی که پرسنلی دارای حکم حقوقی باشد اما ساعات ورود و خروج برای فرد ثبت نشده باشد، نام آن فرد همچنان در لیست وارد می‌شود، اما برای او غیبت در نظر گرفته خواهد شد.
نحوه آپدیت سند مالی مرتبط با برگه حقوق
- این سند شامل سطرهای ثابت مجموع شرکت (مجموع حقوق کارمندان)، بیمه سهم شرکت، بیمه بازنشستگی سهم شرکت، مالیات کارفرما و مجموع کل بیمه و به ازای هر کاربر یک سطر برای حقوق مربوطه هست. به ازای هر بار ایجاد فرد جدید یا ویرایش و یا حذف یک کاربر، سند مالی همگام شده با این سابماژول آپدیت می‌شود بدین صورت که مقادیر سطرهای ثابت کم یا زیاد می‌شوند و سطر کاربر یا تغییر می‌کند یا حذف می‌شود.
- هنگام محاسبه حقوق، به ازای هر آیتمی که به حقوق اضافه می‌کند، دو تا چیز بررسی می‌شود: اینکه اون آیتم مشمول مالیات یا بیمه هست یا خیر . اگر باشد، با توجه به آی‌دی جدول مالیات یا بیمه‌ای که توی حکم حقوق هست، اون مبلغ به دست اومده با اون اعداد داخل جدول نرخ بیمه یا مالیات ضرب می‌شود. معمولا، مثلا تا n میلیون تومان شامل x درصد مالیات هست و از n تا m میلیون شامل y درصد مالیات و … . نکته‌ای که هست این آیتم‌ها برای طرف کارفرما و کارمند به صورت جداگانه حساب می‌شود چون اصولا برای هر کدام درصدهای متفاوتی دارند.
حکم حقوق
حکم حقوق فرمی است که در آن آیتم‌های قراردادی مربوط به هر پرسنل تعریف می‌شود؛ این آیتم‌ها شامل مواردی مانند حقوق پایه روزانه، حق مسکن، غیبت، اضافه‌کاری، بن، بیمه و سایر مزایا یا کسورات هستند. اطلاعات ثبت‌شده در حکم حقوق مستقیماً در محاسبه برگه حقوق تاثیرگذار است.
آیتم‌های پرسنلی مورد استفاده در حکم حقوق، از طریق تنظیمات سیستم تعریف می‌شوند. هنگام ثبت حکم، کاربر می‌تواند از مقدار پیش‌فرض تعریف‌شده در تنظیمات آیتم های پرسنل استفاده کند یا مقدار دلخواه را به‌صورت دستی وارد نماید.
مرخصی
مرخصی فرمی است که درخواست مرخصی پرسنل در آن ثبت می‌شود و طی یک رویداد، روند تایید، قطعی شدن و انتقال به تایم‌شیت افراد را به صورت اتوماتیک طی می‌کند. فقط مرخصی‌هایی که در وضعیت تایید و قطعی قرار گرفته باشند، روی تایم‌شیت تأثیر می‌گذارند. انواع مرخصی شامل مرخصی ساعتی، مرخصی استعلاجی و مرخصی روزانه می‌باشد که بسته به نیاز پرسنل و سیاست‌های سازمان، ثبت و مدیریت می‌شوند.
حضور و غیاب
حضور و غیاب نیز فرمی است که درخواست ثبت ساعت (مانند اثر انگشت یا ورود دستی) پرسنل در آن ثبت می‌شود. این اطلاعات طی یک رویداد، وارد روند تایید و قطعی شدن شده و در نهایت به صورت خودکار به تایم‌شیت افراد منتقل می‌شود. تنها داده‌های حضور و غیاب تأیید و قطعی‌شده در محاسبه کارکرد، غیبت و حقوق افراد لحاظ می‌شوند.
در این فرم، فیلدی برای ثبت موقعیت مکانی نیز وجود دارد که برای ثبت حضور پرسنلی که در محل پروژه‌ها فعالیت دارند، مانند راننده‌ها، مورد استفاده قرار می‌گیرد. این افراد می‌توانند هنگام ثبت ساعت کاری، محل حضور خود را نیز ثبت کنند تا اطلاعات دقیق‌تری از محل انجام فعالیت در سیستم ثبت شود.
ثبت ساعت و مرخصی سریع
در صفحه داشبورد با کلیک روی دکمه بعلاوه در بالا سمت چپ ، منوی زیر نمایش داده می‌شود :
با استفاده از دو گزینه‌ای که در این بخش از سیستم در دسترس قرار دارند، کاربران می‌توانند ثبت ساعت و ثبت مرخصی خود را به‌صورت مستقیم و سریع انجام دهند.
در حالت معمول، برای ثبت ساعت یا مرخصی، لازم است ابتدا یک رویداد ایجاد شود، سپس نام پرسنل و فرآیند مربوطه در آن رویداد وارد گردد و در ادامه، سابماژول مربوط به مرخصی یا حضور و غیاب ایجاد شود تا امکان ورود اطلاعات فراهم گردد.
اما با استفاده از قابلیت ثبت سریع ساعت و مرخصی، تمامی این مراحل به‌صورت خودکار انجام می‌گیرد. کاربر تنها کافی‌ست اطلاعات مورد نظر خود را ثبت نماید و نیازی به طی کردن مراحل ایجاد رویداد و انتخاب سابماژول نخواهد بود.
فعال‌سازی قابلیت ثبت ساعت و مرخصی سریع
پیش از آنکه پرسنل بتوانند از قابلیت ثبت سریع مرخصی و ساعت استفاده نمایند، لازم است برای اولین بار تنظیمات مربوطه را پیکربندی کند. برای این منظور، باید:
- وارد مسیر تنظیمات > سایر > متغیرها در سیستم شود
- دو متغیر زیر را ویرایش نمایید:
leave_process_code(برای فرآیند ثبت مرخصی)
timekeeper_process_code(برای فرآیند ثبت ساعت)
در این قسمت مقدار هر متغیر باید برابر با کد فرآیند مربوطه در سیستم قرار بگیرد. پس از انجام این مرحله، فرآیندهای مرتبط به صورت خودکار در زمان ثبت سریع فعال می‌شوند و کاربران می‌توانند از این قابلیت بهره‌مند گردند.
