سابماژولهای خرید
سابماژولهای خرید به منظور مدیریت فرآیند تامین کالا و خدمات از تأمین‌کنندگان طراحی شده‌اند. این بخش شامل مراحل مختلفی از جمله ثبت درخواست خرید، ثبت سفارش رسمی، دریافت فاکتور خرید و مدیریت بازگشت کالا می‌باشد. هر یک از این مراحل به‌صورت مجزا در قالب سابماژولهای تعریف‌شده در سیستم فلکس اجرا و ثبت می‌شوند تا ضمن ایجاد شفافیت در عملیات خرید، هماهنگی دقیقی با واحدهای انبار، حسابداری و تدارکات فراهم گردد.
دکمه "پرداخت" در سابماژولهای خرید
در سابماژولهای مربوط به خرید (مانند صورتحساب خرید یا بازگشت خرید)، دکمه‌ای در سابماژولهای متناظر با عنوان «پرداخت» وجود دارد. با کلیک بر روی این دکمه، یک سابماژول پرداخت به‌صورت خودکار و همگام‌شده با سابماژول خرید ایجاد می‌شود. مبلغ این پرداخت برابر با مبلغ ثبت‌شده در سابماژول خرید بوده و به عنوان پرداخت هزینه به تأمین‌کننده در سیستم ثبت می‌گردد.
به‌همراه این فرآیند، یک سند مالی مرتبط نیز به‌طور خودکار تولید می‌شود که اطلاعات پرداخت را در دفاتر مالی شرکت منعکس می‌کند. این ارتباط سیستمی بین سابماژولهای خرید و پرداخت، موجب یکپارچگی دقیق مالی و سهولت در پیگیری وضعیت‌های پرداختی می‌شود.
فیلد اموال و دارایی در سابماژولهای خرید
در سابماژولهای خرید، وقتی یک خدمات اضافه می‌شود، فیلد اموال و دارایی از حالت **غیرفعال ** خارج می‌شود.
این فیلد مشخص می‌کند که خدمت ارائه‌شده مربوط به کدام دارایی است.
کاربرد اصلی آن در ردیابی خدمات نگهداری و تعمیرات برای دارایی‌های ثابت در سابماژول خرید است.
نکته» این فیلد تنها در سابماژولهای خرید فعال می‌شود و در سایر سابماژول ها قابل استفاده نیست.
درخواست خرید
در این سابماژول کاربر نیاز خود به یک کالا یا را ثبت می‌کند. این درخواست اغلب برای دریافت استعلام قیمت از تأمین‌کنندگان استفاده می‌شود و هنوز به‌عنوان خرید قطعی تلقی نمی‌گردد. سابماژول درخواست خرید، نقطه آغاز فرآیند خرید در سیستم است.
- با افزودن آیتم در سابماژول درخواست خرید ، موجودی کاردکس آن کالاها و خدمات تغییر نمی‌کند.
- در سابماژول درخواست خرید امکان ثبت مقدار منفی برای آیتم ها وجود ندارد.
صورتحساب خرید
صورتحساب خرید، فرمی است که شامل اقلام خریداری‌شده بر اساس سفارش خرید و پیش‌فاکتور نهایی تایید شده بوده و توسط تأمین‌کننده صادر و در سیستم ثبت می‌شود. پس از دریافت کالاها توسط واحد انبار و ثبت رسید انبار، این رسید به واحد حسابداری خرید ارجاع داده می‌شود تا صورتحساب خرید بر اساس فاکتور ارسال‌شده از سوی تأمین‌کننده و اطلاعات ثبت‌شده در رسید، ثبت گردد. برای ثبت صورتحساب، ابتدا رسید انبار مربوطه در سیستم فراخوان می‌شود و سپس قیمت اقلام به‌صورت دستی از روی فاکتور تأمین‌کننده وارد می‌گردد.همراه با این سابماژول یک سند مالی همگام شده با آن ساخته می‌شود.
- با افزودن آیتم در سابماژول صورتحساب خرید، موجودی کاردکس آن کالاها و خدمات تغییر می‌کند.
- در سابماژول صورتحساب خرید امکان ثبت مقدار منفی برای آیتم ها وجود ندارد.
نکته» با تغییر قیمت واحد صورتحساب خرید، قیمت واحد در سایر سابماژولهای موجود در کاردکس از تاریخ سابماژول فعلی به بعد، آپدیت می‌شود.
نکته» تخفیف آیتم‌ها از روی مبلغ قیمت واحد کم می‌شود نه از مبلغ کل آن.
قرارداد خرید
قرارداد خرید، توافق‌نامه‌ای رسمی میان شرکت و تأمین‌کنندگان است که شامل شرایط تأمین، نحوه پرداخت، تعهدات طرفین و بازه زمانی قرارداد می‌باشد. این قرارداد در طی یک رویداد در سیستم ثبت می‌شود.
- با افزودن آیتم در سابماژول قرارداد خرید ، موجودی کاردکس آن کالاها و خدمات تغییر نمی‌کند.
- در سابماژول قرارداد خرید امکان ثبت مقدار منفی برای آیتم ها وجود ندارد.
بازگشت خرید
در صورت مرجوع‌شدن بخشی از کالاهای خریداری‌شده—به‌ویژه پس از قطعی‌شدن صورتحساب خرید و غیرقابل‌ویرایش شدن آن—فرآیند بازگشت خرید از طریق این سابماژول در سیستم ثبت می‌گردد. استفاده از این بخش، امکان اصلاح موجودی انبار و ثبت مالی عملیات مرجوعی را به‌صورت دقیق و مستند فراهم می‌کند.
همزمان با ثبت این سابماژول، یک سند مالی همگام‌شده نیز به‌طور خودکار در سیستم ایجاد می‌شود تا اثرات مالی بازگشت کالا در گزارشات حسابداری لحاظ گردد.
- با افزودن آیتم در سابماژول بازگشت خرید، موجودی کاردکس آن کالاها و خدمات تغییر می‌کند.
- در سابماژول بازگشت خرید امکان ثبت مقدار منفی برای آیتم ها وجود ندارد.
- برای ثبت اقلام در این سابماژول هر بار موجودی کاردکس آن چک می‌شود که اگر موجودی داشت ثبت شود وگرنه خطای "این کالا موجودی کافی ندارد" به ما می دهد.
سفارش خرید
پس از بررسی و تایید درخواست خرید و مشخص شدن تأمین‌کننده، سفارش خرید رسمی در سیستم ثبت می‌شود. این سفارش شامل اطلاعاتی نظیر نوع و تعداد کالا، قیمت توافق‌شده، و شرایط تحویل است و نشان‌دهنده آغاز مرحله اجرایی فرآیند خرید می‌باشد.
در مواردی که انبار اعلام نیاز کند—به‌ویژه برای کالاهایی که موجودی آن‌ها به سطح حداقلی رسیده—یک سفارش خرید توسط انباردار یا واحد برنامه‌ریزی تولید ثبت می‌گردد. در این مرحله، اقلام مورد نیاز از فهرست کالاها و خدمات انتخاب شده و تعداد هرکدام مشخص می‌شود. سپس این سفارش برای استعلام قیمت و تایید نهایی به واحد تدارکات ارسال می‌شود.
پس از تکمیل اطلاعات و تأیید سفارش توسط مدیران مربوطه، فرآیند برای واریز پیش‌پرداخت به واحد حسابداری خرید ارجاع داده می‌شود. پرداخت می‌تواند به‌صورت نقدی، چک یا سایر روش‌های مالی انجام گیرد.
- با افزودن آیتم در سابماژول سفارش خرید ، موجودی کاردکس آن کالاها و خدمات تغییر نمی‌کند.
- در سابماژول سفارش خرید امکان ثبت مقدار منفی برای آیتم ها وجود ندارد.