گفتگوی سازمانی
در فلکس، سیستم گفتگو درون‌سازمانی به شما این امکان را می‌دهد که با همکاران خود ارتباط برقرار کنید و به‌راحتی با آنها در تماس باشید. این بخش به‌ویژه در محیط‌های کاری که نیاز به همکاری سریع و به‌روز دارند، بسیار مفید است. گفتگو دو نفره و گروهی از امکانات اصلی این سیستم هستند که در زیر به آنها پرداخته شده است.
ایجاد گفتگوی سازمانی
گفتگو سازمانی در فلکس این امکان را برای کاربران فراهم می‌آورد که بدون نیاز به خروج از سیستم، به راحتی با همکاران خود ارتباط برقرار کنند. این ویژگی کمک می‌کند تا تمرکز بیشتر روی کار انجام گیرد، دسترسی به اطلاعات به سرعت فراهم شود و در نهایت، بهره‌وری تیم‌ها افزایش یابد. با استفاده از این ابزار، نیاز به استفاده از پیام‌رسان‌های خارجی و مدیریت ابزارهای متعدد کاهش می‌یابد و تمامی نیازهای ارتباطی درون سازمانی در یک بستر امن و یکپارچه قرار می‌گیرند.
گفتگوی دو نفره: این امکان برای ارتباط خصوصی و مستقیم بین دو کاربر طراحی شده است. از این قابلیت می‌توان برای انجام مذاکرات یا هماهنگی‌های سریع استفاده کرد.
گفتگوی گروهی: به‌واسطه این قابلیت، امکان ایجاد گروه‌های مختلف برای همکاری تیمی و اشتراک‌گذاری اطلاعات به‌صورت جمعی فراهم می‌شود. این بخش برای پروژه‌های تیمی و همکاری‌های بزرگ که نیاز به همفکری و به‌روز رسانی‌های مشترک دارند، بسیار کارآمد است.
دسترسی و فعال‌سازی گفتگو
برای استفاده از قابلیت گفتگو، ادمین سیستم باید دسترسی‌های لازم را برای هر کاربر فعال کند. اگر دسترسی گفتگو برای شما فعال نباشد، آیکون مربوط به ایجاد گفتگو در پنل کاربری شما غیرفعال خواهد شد. در این صورت، امکان ایجاد گفتگوی جدید نخواهید داشت.
برای دسترسی به سیستم گفتگو در فلکس، کافی است از طریق آیکون مشخص‌شده در تصویر زیر وارد صفحه گفتگو شوید:
پس از کلیک بر روی این آیکون، صفحه گفتگو برای شما باز می‌شود و با محیطی مشابه تصویر زیر مواجه خواهید شد.
عملگرهای اصلی صفحه گفتگو
صفحه گفتگو دارای سه عملگر اصلی است که به شما کمک می‌کند تا به راحتی مدیریت کنید:
- آیکون ضربدر (✖️): با کلیک بر روی این آیکون، صفحه گفتگو بسته می‌شود.
- آیکون مربع (▢): با کلیک بر روی این آیکون، صفحه گفتگو در قالب یک تب جدید در مرورگر شما باز می‌شود.
- آیکون فلش (⤢): با کلیک بر روی این آیکون، اندازه‌ی پنجره‌ی گفتگو بین حالت بزرگ و کوچک جابه‌جا می‌شود.
تب‌های مختلف در صفحه گفتگو
این صفحه از ۴ تب مختلف تشکیل شده است که هر کدام برای دسته‌بندی گفتگوها و مدیریت بهتر ارتباطات طراحی شده‌اند:
- همه: تمامی گفتگوهای مربوط به کاربر در این تب نمایش داده می‌شود.
- شخصی: گفتگوهای دو‌نفره و خصوصی کاربر در این تب قابل مشاهده است.
- گروه‌ها: در این بخش، گروه‌هایی که کاربر عضو آن‌هاست نمایش داده می‌شوند.
- خوانده نشده: گفتگوهایی که هنوز توسط کاربر خوانده نشده‌اند، در این تب نمایش داده می‌شوند.
صفحه گفتگو
با کلیک بر روی هر گفتگو، صفحه گفتگو مربوط به آن باز شده و پیام‌های رد و بدل شده در آن گفتگو نمایش داده می‌شوند. شما می‌توانید از طریق نوار پایین صفحه پیام‌ها و فایل‌های مدیای خود (مانند عکس، ویدیو یا فایل) را ارسال کنید. همچنین امکان اعمال تنظیمات مختلف بر روی پیام یا فایل ارسالی نیز وجود دارد.
ارسال مدیا
از طریق آیکون «➕» مشخص‌شده در تصویر زیر، امکان ارسال فایل‌های مدیا برای شما فراهم است. با کلیک بر روی این آیکون، می‌توانید فایل مدیای مورد نظر خود را از مسیر ذخیره‌شده در سیستم انتخاب و ارسال نمایید.
تنظیمات پیام‌ها
از طریق آیکون چرخ‌دنده مشخص‌شده در تصویر زیر، می‌توانید تنظیمات مربوط به هر پیام را مشاهده و اعمال کنید.
این تنظیمات شامل دو بخش اصلی است:
- سطح دسترسی: با کلیک روی این گزینه، لیستی از نقش‌های تعریف‌شده در سیستم نمایش داده می‌شود. با انتخاب هر نقش، می‌توانید مشخص کنید که فقط کاربران دارای آن نقش قادر به مشاهده پیام باشند. در تصویر زیر، نمونه‌ای از پیامی را مشاهده می‌کنید که کاربر به دلیل نداشتن سطح دسترسی لازم، امکان مشاهده محتوای آن را ندارد.
- نمایش در سیستم پشتیبانی: این گزینه معمولاً برای تیکت‌ها و پیام‌های مرتبط با پشتیبانی در فلکس استفاده می‌شود. با فعال‌سازی آن، پیام مربوطه برای مشتریان نیز قابل نمایش خواهد بود.
ارسال پیام صوتی
از طریق آیکون میکروفن مشخص‌شده در تصویر زیر، می‌توانید صدای ضبط‌شده‌ی خود را در صفحه گفتگو ارسال کنید.
نکته» برای ارسال پیام صوتی (ویس) در فلکس، لازم است مرورگر شما به میکروفون سیستم دسترسی داشته باشد. در صورت غیرفعال بودن این دسترسی، امکان ضبط و ارسال ویس فراهم نخواهد بود.
عملیات روی پیام ها
با کلیک بر روی هر پیام در صفحه گفتگو، منویی شامل گزینه‌های مختلف نمایش داده می‌شود که به شما این امکان را می‌دهد تا عملیات مختلفی را بر روی پیام‌ها انجام دهید. این گزینه‌ها به شرح زیر هستند:
پاسخ: این گزینه به شما امکان می‌دهد تا به طور مستقیم به یک پیام خاص پاسخ دهید یا ریپلای کنید. با استفاده از این گزینه می‌توانید به پیام‌های دیگر کاربران پاسخ دهید و گفتگو را ادامه دهید.
اطلاعات: با انتخاب این گزینه، اطلاعات دقیقی از پیام نمایش داده می‌شود. این اطلاعات شامل زمان ارسال پیام، لیست افرادی که پیام را مشاهده کرده‌اند و وضعیت خوانده شدن پیام است. این قابلیت به ویژه در گفتگوهای گروهی کاربردی است و به شما کمک می‌کند از وضعیت دیده شدن پیام‌ها توسط سایر اعضای گروه مطلع شوید.
تاریخچه: این گزینه به شما اجازه می‌دهد تا تاریخچه ویرایشات پیام را مشاهده کنید. شما می‌توانید تغییرات صورت گرفته بر روی پیام را بررسی کنید و مطمئن شوید که آیا پیام مورد نظر ویرایش شده است یا نه.
کپی: این گزینه به شما این امکان را می‌دهد که پیام مورد نظر را کپی کنید. به این ترتیب می‌توانید متن پیام را در جایی دیگر استفاده یا ذخیره کنید.
ویرایش: اگر به پیامی که ارسال کرده‌اید نیاز به ویرایش باشد، با انتخاب این گزینه می‌توانید محتوای پیام را اصلاح کنید. این گزینه فقط در صورت داشتن دسترسی قابل استفاده است و به شما این امکان را می‌دهد که پیامی که ارسال کرده‌اید را تغییر دهید.
حذف: این گزینه به شما امکان می‌دهد تا پیام را حذف کنید. شما می‌توانید پیام‌های ارسال شده خود را که نیاز به حذف دارند، از گفتگو بردارید. این گزینه نیز در صورت داشتن دسترسی قابل استفاده است.
نکته» شما می‌توانید با فشردن کلید بالا روی کیبورد، به‌صورت سریع به آخرین پیام خود برای ویرایش دسترسی داشته باشید. همچنین با استفاده از کلیدهای بالا و پایین، می‌توانید بین پیام‌های خود جابه‌جا شوید و آنها را به‌راحتی ویرایش کنید.
ثبت واکنش روی پیام
برای افزایش تعامل و سهولت در ابراز بازخورد سریع، کاربران می‌توانند به هر پیام، ری‌اکشن اضافه کنند. واکنش ها به کاربران این امکان را می‌دهند که به سرعت واکنش خود را به پیام‌های مختلف نشان دهند، بدون اینکه نیاز به ارسال پیام جدیدی داشته باشند.
برای ثبت ری‌اکشن، کافی است روی پیام مورد نظر کلیک کنید تا منوی مربوط به عملیات پیام‌ها نمایش داده شود. در بخش بالایی این منو، مجموعه‌ای از واکنش ها قرار دارد که می‌توان با انتخاب یکی از آنها، ری‌اکشن دلخواه را به پیام اضافه کرد
همچنین زمانی که ماوس را روی پیام قرار دهید (هاور کنید)، لیست واکنش ها در کنار پیام به‌طور خودکار نمایش داده می‌شود، مشابه به آنچه که در اپلیکیشن‌های پیام‌رسان مانند تلگرام مشاهده می‌کنید. این ویژگی به شما این امکان را می‌دهد که بدون نیاز به کلیک، بلافاصله ری‌اکشن مورد نظر خود را ثبت کنید و سریع‌تر با پیام‌های دریافتی تعامل داشته باشید.
نکته» واکنش هایی که در این بخش نمایش داده می‌شوند، باید از پیش در بخش «تنظیمات عمومی > دسترسی ایموجی‌ها» تعریف شده باشند. نمایش و استفاده از هر ری‌اکشن برای کاربران وابسته به سطح دسترسی تعیین‌شده در همان بخش است. به این معنی که فقط کاربرانی که سطح دسترسی آنها به واکنش های خاص داده شده است، قادر به استفاده از آنها خواهند بود
شما می‌توانید از طریق هر یک از دو روش ذکر شده، ری‌اکشن مورد نظر خود را برای پیام‌ها ثبت کنید. با کلیک بر روی هر ری‌اکشن، آن ری‌اکشن به پیام اضافه می‌شود.پس از ثبت ، آن ری‌اکشن به همراه تصویر پروفایل کاربری شما در کنار پیام نمایش داده خواهد شد، که به شفافیت و پیگیری سریع‌تر واکنش‌ها کمک می‌کند.
نکته» برای هر پیام، امکان ثبت بیش از یک ری‌اکشن وجود دارد. همچنین هر کاربر می‌تواند چندین ری‌اکشن متفاوت را به یک پیام اضافه کند، که این ویژگی به کاربران اجازه می‌دهد تا واکنش‌های مختلف خود را به یک پیام نشان دهند.
برای حذف ری‌اکشن خود از روی هر پیام، کافی است روی ری‌اکشن ثبت‌شده کلیک کنید یا از همان دو روش قبلی (کلیک یا هاور روی پیام) استفاده کنید تا ری‌اکشن از پیش ثبت‌شده شما حذف شود.
با کلیک روی گزینه «تاریخچه» مربوط به هر پیام، علاوه بر مشاهده تاریخچه ویرایش‌های انجام‌شده روی پیام، می‌توانید تاریخچه ثبت و حذف واکنش ها را نیز مشاهده کنید. این قابلیت به شما این امکان را می‌دهد تا بدانید چه زمانی و چه کسانی واکنش های مختلف را به پیام‌های شما اضافه یا حذف کرده‌اند.
بطور کلی این ابزار باعث افزایش شفافیت و تعامل بیشتر بین اعضای تیم می‌شود و امکان پیگیری بهتر واکنش‌ها و تعاملات در گفتگوها را فراهم می‌کند.