ویکی سازمانی
کاربرد و آشنایی
ویکی فضای سازمانی ایجاد، ساختاربندی، اشتراکگذاری و جستوجوی دانش و سندهای داخلی است.
پیشنیازها
- برای ایجاد یا ویرایش محتوا، به ویکی و پوشه/سند مقصد دسترسی داشته باشید.
راهنمای گامبهگام
- از منوی ویکی وارد شوید و پوشهٔ مقصد را انتخاب یا ایجاد کنید.
- سند جدید بسازید، عنوان و محتوا را وارد و ذخیره کنید.
- برای همکاری، اشتراکگذاری، نظرها یا نسخههای سند را از ابزارهای صفحه استفاده کنید.
- برای یافتن محتوا از جستوجو، درخت ویکی یا نقشهٔ ارتباطات استفاده کنید.
نکات تکمیلی و ترفندها
- برای بازیابی تغییرها، پیش از ویرایشهای بزرگ نسخههای سند را بررسی کنید.
- دسترسی اشتراکگذاری را فقط به افراد مورد نیاز بدهید.
دسترسیها
مشاهده، ایجاد، ویرایش، اشتراکگذاری و مدیریت نسخهها با سطح دسترسی ویکی و سند/پوشه کنترل میشود.
ویکی سازمانی فضایی برای ثبت، دستهبندی و بهاشتراکگذاری دانش سازمان است. در ویکی میتوانید دستورالعملها، فرآیندها، راهنماهای داخلی، تصمیمهای تیمی و هر محتوای قابل رجوع دیگر را در قالب سند و پرونده نگهداری کنید. دسترسی به هر بخش ویکی بر اساس مجوزهای کاربر و سطح دسترسی همان سند کنترل میشود.
ورود به ویکی و شناخت محیط
از منوی اصلی، گزینهی ویکی را انتخاب کنید. صفحهی ویکی از بخشهای زیر تشکیل شده است:
- فهرست محتوا: درخت پروندهها و سندها در این بخش نمایش داده میشود.
- صفحهی سند: محتوای سند انتخابشده را برای مطالعه، بازخورد یا ویرایش نشان میدهد.
- نوار ابزار سند: شامل تغییر حالت کار، دیدگاهها، نسخهها، چاپ، وضعیت ذخیره و کاربران حاضر است.
- نمای ارتباطات: ارتباط میان سندها را بهصورت نقشه نمایش میدهد.
برای باز کردن یک سند، آن را از فهرست محتوا یا نتیجهی جستوجو انتخاب کنید. مسیر بالای صفحه نشان میدهد سند در کدام پرونده قرار دارد و دکمههای عقب و جلو، حرکت بین سندهای مشاهدهشده را ساده میکنند.
ساختاردهی دانش با پرونده و سند
در ویکی دو نوع آیتم وجود دارد:
- پرونده: برای گروهبندی و ایجاد ساختار سلسلهمراتبی استفاده میشود.
- سند: محتوای اصلی و قابل ویرایش ویکی است.
برای ایجاد مورد جدید، از فهرست محتوا گزینهی پرونده جدید یا سند جدید را انتخاب کنید، عنوان را وارد کرده و آن را ایجاد کنید. اگر هنگام ایجاد، یک پرونده انتخاب شده باشد، مورد جدید در همان پرونده ساخته میشود؛ در غیر این صورت در سطح اصلی ویکی قرار میگیرد.
برای تغییر عنوان یک سند یا پرونده، گزینهی ویرایش آن را انتخاب کنید. برای تغییر محل یک مورد، آن را در درخت محتوا به پروندهی مقصد منتقل کنید. انتقال یک پرونده، ساختار زیرمجموعههای آن را نیز حفظ میکند.
پیش از حذف یک پرونده، محتوای زیرمجموعههای آن را بررسی کنید. حذف پرونده یا سند با مجوز مناسب انجام میشود و نباید جایگزین انتقال یا نگهداری نسخهی موردنیاز باشد.
جستوجو، مرتبسازی و نقشه ارتباطات
برای یافتن سریع محتوا، عبارت موردنظر را در جستوجوی ویکی وارد کنید. جستوجو عنوان، توضیح و متن سندها را بررسی میکند و نتیجه را همراه با مسیر سند و بخشی از متن مرتبط نمایش میدهد. عبارت جستوجو باید دستکم دو کاراکتر داشته باشد.
فهرست محتوا را میتوانید بر اساس عنوان، زمان ایجاد یا زمان آخرین ویرایش، بهصورت صعودی یا نزولی مرتب کنید. گزینهی باز و بسته کردن پروندهها نیز برای مرور ساختارهای بزرگ کاربرد دارد.
از نوار کناری، نمای نقشه را انتخاب کنید تا سندها و پیوندهای میان آنها را ببینید. فقط سندهایی که اجازهی مشاهدهی آنها را دارید در نقشه نمایش داده میشوند؛ بنابراین نقشه اطلاعات محرمانهی خارج از دسترس شما را آشکار نمیکند.
نوشتن و ویرایش سند
برای ویرایش، حالت کار را روی ویرایش قرار دهید. در این حالت، ابزارهای نوشتاری در اختیار شما هستند؛ از جمله:
- عنوانهای سطح ۱ تا ۴ و متن معمولی
- فهرست نشانهدار، شمارهدار و فهرست کارهای قابل تیکزدن
- نقلقول و بلوک کد
- ضخیم، مورب، زیرخط، خطخورده، هایلایت، کد درونخطی، بالانویس و پاییننویس
- چپچین، راستچین، وسطچین و تراز دوطرفه
- پیوند به نشانی اینترنتی یا سند دیگری در ویکی
- جستوجو و جایگزینی در متن، با امکان تطبیق حروف، تمام کلمه و عبارت منظم
برای پیوند دادن دو سند، متن موردنظر را انتخاب کرده و از ابزار پیوند، یک سند موجود را انتخاب کنید. در صورت داشتن مجوز ایجاد، میتوانید هنگام ایجاد پیوند یک سند جدید هم بسازید. این پیوندها در نقشه ارتباطات ویکی قابل مشاهدهاند.
فایل، تصویر و بوم مشترک
در حالت ویرایش میتوانید تصویر و فایل را به سند اضافه کنید. برای هر نوبت حداکثر سه تصویر انتخاب کنید و حجم هر تصویر نباید از ۵ مگابایت بیشتر باشد. سقف حجم هر فایل پیوست ۱۰۰ مگابایت است.
پیوستها در سند با نام نمایشی خود نشان داده میشوند و امکان باز کردن، دانلود و تغییر نام نمایشی آنها وجود دارد. همچنین میتوانید بوم مشترک به سند اضافه کنید تا یک فضای ترسیمی یا یادداشتبرداری مشترک در اختیار اعضای تیم باشد.
برای حفظ سرعت و یافتنپذیری دانش سازمان، فایلهای حجیم را فقط در صورت نیاز پیوست کنید و خلاصهی قابل جستوجوی آنها را نیز در متن سند بنویسید.
ذخیره و همکاری همزمان
تغییرات سند بهصورت خودکار ذخیره میشوند. نشانگر ذخیره در بالای صفحه وضعیت ذخیرهسازی را نمایش میدهد و در صورت نیاز میتوانید با انتخاب آن، ذخیره را دوباره انجام دهید.
در زمان باز بودن یک سند، کاربران حاضر و کاربران مشاهدهکنندهی اخیر قابل مشاهدهاند. ویکی از ویرایش همزمان پشتیبانی میکند؛ با این حال، برای جلوگیری از تداخل محتوایی، پیش از بازنویسی بخشهای بزرگ با دیگر اعضای تیم هماهنگ کنید و از دیدگاهها برای پیشنهاد تغییر استفاده کنید.
دیدگاهها و بازخورد
کاربری که سطح بازخورد یا بالاتر دارد، میتواند بخشی از متن را انتخاب کرده و برای آن دیدگاه ثبت کند. دیدگاهها در پنل دیدگاهها نمایش داده میشوند و میتوان برای آنها پاسخ ثبت کرد.
هر دیدگاه یکی از دو وضعیت زیر را دارد:
- باز: هنوز نیازمند بررسی یا اقدام است.
- حلشده: موضوع آن رسیدگی شده است.
میتوانید دیدگاه حلشده را دوباره باز کنید. نویسندهی دیدگاه یا کاربری که اجازهی مدیریت سند را دارد، میتواند دیدگاه را ویرایش یا حذف کند. برای جلب توجه همکاران، در دیدگاه از نام کاربر استفاده کنید تا امکان اعلان و پیگیری فراهم شود.
نسخهها و بازگردانی محتوا
کاربری که اجازهی ویرایش دارد، به پنل نسخهها دسترسی دارد. در این پنل میتوانید از وضعیت فعلی سند یک نسخهی نامدار ایجاد کنید، نام نسخه را تغییر دهید، از یک نسخه کپی بگیرید یا نسخهای را به محتوای فعلی بازگردانید.
هنگام بازگردانی، نسخهی انتخابشده جایگزین محتوای فعلی میشود؛ بنابراین پیش از انجام این کار، نسخهها و تغییرات اخیر را بررسی کنید. امکان حذف یک نسخه و نسخههای قدیمیتر نیز وجود دارد و باید با احتیاط استفاده شود.
چاپ و حالت تمامصفحه
برای تهیهی نسخهی چاپی، از گزینهی چاپ در بالای سند استفاده کنید. گزینهی تمامصفحه نیز برای تمرکز بیشتر روی محتوا، پنلهای جانبی را از فضای کاری خارج میکند. این دو گزینه برای کاربران دارای اجازهی مشاهده در دسترساند.
اشتراکگذاری و لینک عمومی
کاربری که اجازهی مدیریت یک سند را دارد، میتواند از گزینهی اشتراکگذاری استفاده کند. در این بخش میتوان دسترسی کاربران و نقشها را تعیین کرد و در صورت نیاز یک لینک عمومی برای سند ساخت.
لینک عمومی فقط محتوای همان سند را بهشکل فقطخواندنی نمایش میدهد. برای لینک میتوانید شناسهای اختصاصی وارد کنید؛ شناسه باید یکتا باشد و فقط از حروف انگلیسی، اعداد، خط تیره و زیرخط تشکیل شود. با غیرفعال کردن لینک عمومی، دسترسی از طریق آن قطع میشود.
گزینهی اجازه فهرستشدن در موتورهای جستوجو تعیین میکند که موتورهای جستوجو بتوانند محتوای لینک عمومی را فهرست کنند یا خیر. برای اسناد داخلی یا محرمانه، لینک عمومی را فعال نکنید و این گزینه را غیرفعال نگه دارید.
دسترسیها
استفاده از ویکی با دو لایه دسترسی کنترل میشود.
مجوزهای کلی سیستم
مدیر سیستم باید مجوزهای زیر را متناسب با مسئولیت کاربر فعال کند:
| مجوز | کاربرد |
|---|---|
| مشاهده ویکی | ورود به ویکی و مشاهدهی سندهایی که سطح دسترسی محلی آنها اجازه میدهد. |
| ایجاد ویکی | ساخت سند یا پروندهی جدید؛ برای ساخت درون یک پرونده، اجازهی ویرایش آن پرونده نیز لازم است. |
| حذف ویکی | حذف سند یا پرونده، در کنار سطح دسترسی محلی مدیریت روی آن مورد. |
| مدیریت ویکی | امکان واگذاری سطح «مدیریت» به کاربران یا نقشهای دیگر در پنجره اشتراکگذاری. این مجوز بهتنهایی دسترسی مدیریت روی همه سندها ایجاد نمیکند. |
| مدیریت کامل ویکی | دسترسی مدیریت روی همه سندهای ویکی و امکان مدیریت کامل دسترسیها. |
گزینهی ویرایش ویکی نیز در فهرست مجوزهای سیستم نمایش داده میشود. در پیادهسازی فعلی، اجازهی ویرایش محتوای یک سند با ترکیب «مشاهده ویکی» و سطح دسترسی محلی ویرایش یا مدیریت کنترل میشود؛ بنابراین هنگام تنظیم نقشها، سطح دسترسی محلی سند را نیز حتماً بررسی کنید.
سطح دسترسی محلی سند یا پرونده
در پنجرهی اشتراکگذاری، میتوانید برای هر کاربر یا نقش یک سطح دسترسی تعیین کنید:
| سطح | امکانها |
|---|---|
| بدون دسترسی | مورد برای کاربر نمایش داده نمیشود. |
| مشاهده | خواندن، چاپ و مشاهده در جستوجو و نقشه. |
| بازخورد | همه امکانات مشاهده، بهعلاوهی ثبت، پاسخ، حل و بازگشایی دیدگاه. |
| ویرایش | همه امکانات بازخورد، بهعلاوهی ویرایش محتوا و کار با نسخهها. |
| مدیریت | مدیریت عنوان و ساختار، انتقال، تنظیم دسترسیها و لینک عمومی. |
دسترسیها در ساختار درختی به زیرمجموعهها منتقل میشوند. اگر روی یک زیرمجموعه، دسترسی جداگانهای برای کاربر یا نقش تعریف شود، همان دسترسی نزدیکتر اولویت دارد. مالک سند و کاربری با مجوز سراسری مدیریت کامل ویکیها، دسترسی مدیریت دارند.
مجوز «حذف ویکی» بهتنهایی برای حذف کافی نیست؛ کاربر باید روی همان سند یا پرونده نیز سطح «مدیریت» داشته باشد. پیش از واگذاری مدیریت، اثر آن بر دسترسی زیرمجموعهها و لینک عمومی را بررسی کنید.
نکات و ترفندهای پیشنهادی
- برای پروندهها ساختار ساده و قابل پیشبینی انتخاب کنید؛ مانند «منابع انسانی ← رویهها ← مرخصی».
- عنوان سند را کوتاه و مشخص بنویسید تا در جستوجو و نقشه بهراحتی پیدا شود.
- برای هر دستورالعمل بلند، از عنوانهای چندسطحی و فهرست کارها استفاده کنید تا مرور آن سریعتر شود.
- پیوند به سندهای مرتبط را در متن ثبت کنید؛ این کار نقشه دانش سازمان را کاملتر میکند.
- برای پیشنهاد تغییر، بهجای ویرایش مستقیم متن دیگران، ابتدا دیدگاه ثبت کنید.
- پیش از تغییرات اساسی، یک نسخهی نامدار ایجاد کنید تا بازگردانی ساده باشد.
- برای اسناد حساس، دسترسی را به نقش یا شخص مشخص محدود کنید و از لینک عمومی استفاده نکنید.
- دورهای دیدگاههای باز و لینکهای عمومی فعال را مرور کنید.