انتقال مسئولیتها بین پرسنل
انتقال مسئولیت، فقط تغییر نام مسئول نیست. باید کارهای باز، گفتگوها، پروندههای مرتبط، سطح دسترسی و وضعیت حساب کاربری همزمان بررسی شوند تا هیچ موردی بدون مالک نماند.
پیش از انتقال
- فهرست رویدادها و سابماژولهای بازِ فرد قبلی را از میزکار یا گزارش مربوط استخراج کنید.
- مسئول جدید، دپارتمان مقصد و زمان تحویل را مشخص کنید.
- دسترسیهای نقش جدید را با وظایف واقعی او تطبیق دهید؛ فرد تازهوارد نباید صرفاً برای دیدن کارهای قبلی دسترسی گسترده دریافت کند.
جریان کار پیشنهادی
- در میزکار، کارهای باز را با فیلتر مسئول، وضعیت و موعد انجام پیدا کنید.
- برای هر مورد، مسئول را تغییر دهید یا آن را به دپارتمان/فرایند مناسب منتقل کنید. برای موارد همنوع میتوان از عملیات گروهی استفاده کرد، اما ردیفها را پیش از تأیید بازبینی کنید.
- در گفتگوی همان رویداد یا سابماژول، نکتهٔ تحویل، تصمیمهای گرفتهشده و اقدام بعدی را ثبت و مسئول جدید را منشن کنید.
- نقش و عضویت دپارتمانی فرد جدید را تنظیم و با یک مورد واقعی دسترسی او را کنترل کنید.
- پس از تأیید تحویل، در صورت خروج فرد قبلی، دسترسیهایش را غیرفعال و نشستهای فعال او را بررسی کنید.
کنترل نهایی
- هیچ کار بازِ بدون مسئول باقی نمانده است.
- مسئول جدید به رکوردهای لازم دسترسی دارد و به موارد خارج از وظیفه دسترسی ندارد.
- سابقهٔ تحویل در گفتگوی مرتبط یا یادداشت رویداد ثبت شده است.
- نشستهای فعال و وضعیت حساب فرد قبلی مطابق سیاست سازمان بازبینی شدهاند.
راهنمای میزکارها و دپارتمانها، گفتگوی سازمانی و تنظیمات کاربری جزئیات ابزارهای این سناریو را دارد.