سناریوهای خرید، تدارکات و تامین
این سناریو کمک میکند نیاز خرید از درخواست اولیه تا ثبت سند درست، تحویل کالا و کنترل نتیجه قابل پیگیری باشد. مسیر تأیید را متناسب با ساختار سازمان در فرایندها تعریف کنید.
پیشنیازها
- تأمینکننده، کالا/خدمت، حسابها و روش پرداختِ موردنیاز تعریف شده باشند.
- مسئول درخواست، تأیید، دریافت کالا و کنترل مالی مشخص باشد.
- برای کالای انباری، انبار مقصد و واحد اندازهگیری پیش از ثبت کنترل شود.
جریان کار پیشنهادی
- نیاز را با عنوان روشن و اقلام، مقدار و تأمینکنندهٔ پیشنهادی بهصورت درخواست خرید ثبت کنید.
- پس از بررسی داخلی، سفارش خرید یا قرارداد خرید مناسب را ایجاد کنید.
- هنگام دریافت واقعی کالا، رسید انبار را با انبار و اقلام تحویلگرفتهشده ثبت و اختلاف مقدار را همان زمان پیگیری کنید.
- صورتحساب خرید را فقط با اطلاعات سند دریافتی ثبت کنید؛ در صورت مرجوعی از «بازگشت خرید» استفاده کنید.
- گزارشهای خرید و گزارش/کاردکس انبار را برای کنترل نتیجه بررسی کنید.
کنترل نهایی
- نوع هر سند با عملیات واقعی مطابقت دارد.
- مقدار، واحد، تأمینکننده و انبار در اسناد مرتبط یکساناند.
- رسید یا بازگشت انبار جدا از صورتحساب خرید کنترل شده است.
- اختلافها در گفتگوی همان رویداد یا سند ثبت و مسئول پیگیری مشخص شده است.
راهنمای خرید، انبارداری و کالا و خدمات را ببینید.