مراحل ورود یا خروج پرسنل
در هر سازمان، ورود یا خروج پرسنل یکی از فرآیندهای مهم و تکرارشونده است که اگر به‌درستی مدیریت نشود، می‌تواند باعث بروز خطاهای مالی، اداری و حقوقی شود. فلکس این فرآیند را با ابزارهای استاندارد، اتوماسیون‌شده و قابل پیگیری در اختیار شما قرار می‌دهد. شما می توانید در فلکس، برای استخدام یا خروج پرسنل از شرکت فرآیندهایی مشخص تعریف کنید تا هر ایستگاه کاری از وظایف خود در این مسیر آگاه باشد.
🎯 اهداف این سناریو:
- تعریف و آماده‌سازی اطلاعات پرسنل جدید برای فعالیت در سیستم
- اطمینان از ثبت صحیح ورود یا خروج در بخش‌های مختلف مانند منابع انسانی، حسابداری، IT و ...
- ایجاد نظم و شفافیت در تحویل تجهیزات و دسترسی‌ها
- اطمینان از محاسبه صحیح حقوق، مزایا یا تسویه‌حساب
🔁 مرحله ۱: ایجاد رویداد ورود یا خروج پرسنل
در سیستم فلکس یک رویداد جدید با عنوان "ورود پرسنل" یا "خروج پرسنل" در دپارتمان منابع انسانی ایجاد می‌شود.
نکات:
- در عنوان رویداد، حتماً نام فرد و نوع فرآیند درج شود:
مثال:استخدام پرسنل / محمد رضایییااستعفا-اخراج-تعدیل پرسنل / الهام احمدی - تاریخ رویداد، تاریخ دقیق شروع همکاری یا آخرین روز کاری فرد باشد.
- این رویداد می‌تواند در فرآیند رسمی منابع انسانی قرار گیرد تا مراحل بعدی به‌صورت اتومات انجام شود.
🧾 مرحله ۲: ثبت اطلاعات پایه پرسنل
در صورت ورود:
- ثبت اطلاعات در ماژول منابع انسانی شامل: نام، شماره ملی، اطلاعات بانکی، وضعیت بیمه، سمت، محل خدمت، دپارتمان و ...
- اختصاص نقش و کاربر در سیستم در صورت نیاز (با توجه به سطح دسترسی تعریف‌شده)
- ثبت قرارداد و ضمیمه فایل‌های مربوطه
- فعال‌سازی پرونده دیجیتال برای پیوست مدارک
در صورت خروج:
- بستن دسترسی‌های کاربری از طریق ماژول کاربران
- ثبت تاریخ پایان قرارداد
- به‌روزرسانی وضعیت فرد به "غیرفعال"
📋 مرحله ۳: تحویل یا دریافت تجهیزات
در هر دو سناریو، یک ساب‌ماژول یا چک‌لیست مربوط به تجهیزات باید به رویداد وصل شود.
تجهیزات معمول:
- لپ‌تاپ، کارت دسترسی، تجهیزات ایمنی، نرم‌افزارهای دارای لایسنس، ایمیل سازمانی، و ...
ترفند:
از قابلیت چک‌لیست خودکار در ایستگاه‌های فرآیند استفاده کنید تا فراموشی در دریافت/تحویل رخ ندهد.
💳 مرحله ۴: محاسبه حقوق و تسویه
- در صورت ورود: فعال‌سازی فرد در لیست پرداخت حقوق
- در صورت خروج: ثبت تسویه‌حساب نهایی شامل حقوق معوقه، سنوات، مرخصی مانده و کسرها
نکته: در سیستم فلکس از ماژول حقوق و دستمزد برای پردازش دقیق داده‌ها استفاده کنید و تسویه را در سند حقوقی ثبت و بایگانی کنید.
✅ مرحله ۵: تایید نهایی
- دو قفله کردن رویداد: یکی برای تایید منابع انسانی و یکی برای تایید مدیریت یا مالی
- در صورت استفاده از فرآیند، امکان ایجاد ساب‌ماژول‌ها (مثل چک‌لیست تحویل، ثبت تجهیزات، تسویه، حذف دسترسی) به‌صورت خودکار وجود دارد.
📌 نکات و توصیه‌های حرفه‌ای:
- از فرآیند اتوماسیون‌شده برای این سناریو استفاده کنید تا دپارتمان‌ها مجبور نباشند هر بار همه مراحل را دستی انجام دهند.
- با استفاده از تاریخ وقوع رویداد می‌توانید از یادآوری‌های مهم مانند پایان قرارداد، تمدید، یا بررسی عملکرد بهره‌مند شوید.
- اگر سازمان شما از فلکس به‌صورت گسترده استفاده می‌کند، حتماً نقش و دپارتمان پرسنل را با دقت تنظیم کرده و اسامی را استاندارد بنویسید.
- مثال مناسب دپارتمان:
Sales-LeadGeneration،IT-Infra
- مثال مناسب دپارتمان:
- از ابزار مکاتبات داخلی روی این رویداد برای ارتباط بین منابع انسانی، مالی، IT و مدیر مستقیم استفاده کنید تا چیزی فراموش نشود.
🎓 جمع‌بندی
فرآیند ورود یا خروج پرسنل در فلکس با استفاده از رویدادها، فرآیندها، چک‌لیست‌ها و ساب‌ماژول‌ها، به یک جریان کاری منظم، قابل پیگیری و شفاف تبدیل می‌شود. با تعریف درست ساختار، می‌توانید تجربه‌ای حرفه‌ای و بدون خطا برای پرسنل و مدیران ایجاد کنید.