مراحل ورود یا خروج پرسنل
ورود و خروج پرسنل یک فرایند بین واحدی است. با یک رویداد اصلی، چکلیست و مسئول روشن، منابع انسانی، مدیر مستقیم، مالی و فناوری اطلاعات میتوانند کارها را بدون پراکندگی پیگیری کنند.
ورود پرسنل
- در دپارتمان یا میزکار مناسب، رویدادی با عنوان روشن مانند «استخدام — نام شخص — تاریخ شروع» ایجاد کنید.
- اطلاعات پرسنلی، گروه/حکم و ساعت کاری لازم را در سرمایه انسانی تکمیل کنید.
- اگر فرد باید از فلکس استفاده کند، حساب کاربری و نقش او را بر پایهٔ وظیفه بسازید. نام فارسی نقش باید برای مدیر و کاربر قابلفهم باشد.
- چکلیست تحویل تجهیزات، مدارک یا آموزش را به رویداد/فرایند وصل و مسئول هر آیتم را مشخص کنید.
- پس از شروع همکاری، دسترسی و نمایش درست اطلاعات موردنیاز فرد را با همان حساب کاربری کنترل کنید.
خروج پرسنل
- رویداد «خروج — نام شخص — آخرین روز کاری» را ایجاد و کارهای باز و اموال در اختیار فرد را فهرست کنید.
- مسئول رویدادها و سابماژولهای باز را به فرد یا دپارتمان مناسب منتقل کنید و نکات تحویل را در گفتگوی همان مورد ثبت کنید.
- تاریخ و اطلاعات پرسنلی لازم را با مسئول منابع انسانی بررسی کنید.
- نقشها و دسترسیهای کاربر را طبق سیاست سازمان حذف یا غیرفعال کنید. نشستهای فعال را نیز کنترل کنید تا دسترسی دستگاههای قبلی قطع شود.
- تحویل تجهیزات، تسویه و تأیید مسئولان را در چکلیست ثبت و فقط پس از تکمیل آن، رویداد را ببندید.
کنترل نهایی
- مسئول هیچ کار بازی، شخص خروجی نیست.
- دسترسیها به اندازهٔ وظیفهٔ فرد جدید هستند و حساب فرد خروجی مطابق سیاست سازمان غیرفعال شده است.
- چکلیست، گفتگو و ضمیمههای تحویل در یک پروندهٔ قابل پیگیری نگهداری شدهاند.
راهنمای سرمایه انسانی، نقشها و دسترسیها، تنظیمات کاربری و چکلیستها را ببینید.