آغاز یا پایان سال مالی
این سناریو برای آمادهسازی عملیاتی سال مالی جدید یا مرور پایان دوره است. تصمیمهای حسابداری، مالیاتی و بستن حسابها باید با مسئول مالی سازمان انجام شود؛ فلکس محل ثبت و کنترل دادههای عملیاتیِ این تصمیمهاست.
هدف
اطمینان از اینکه کاربران با سال مالی، اطلاعات پایه، گزارشها و اسناد درست کار میکنند و تغییرهای مهم بدون اختلاط دادهٔ دورهها اجرا میشوند.
پیش از شروع
- مسئول مالی، مدیر سامانه و مسئولان فروش، خرید و انبار را مشخص کنید.
- سال مالی و فیلترهای سال در گزارشها و داشبوردها را کنترل کنید.
- قالب چاپ، اطلاعات شرکت و دسترسی افرادی که اسناد را تأیید یا قطعی میکنند بازبینی شود.
- برای تغییرهای حساس، یک نمونهٔ آزمایشی از سند فروش، خرید و انبار آماده کنید.
جریان کار پیشنهادی
- گزارشهای باز و اسناد نیازمند اقدام را در میزکارهای مرتبط بررسی کنید.
- اطلاعات پایهٔ اثرگذار بر ثبتهای جدید—از جمله کالا، اشخاص، انبار، حسابها و فرایندها—را با مسئول هر بخش کنترل کنید.
- یک نمونه از هر سند پرتکرار را ثبت و نتیجه را در گزارش و قالب چاپ بازبینی کنید.
- فیلتر سال مالی و بازهٔ تاریخ داشبوردها و گزارشها را با دادهٔ منبع تطبیق دهید.
- پس از تأیید مسئولان، دستورالعمل کوتاه شروع دوره و مسیر اعلام خطا را به کاربران اعلام کنید.
کنترل نهایی
- نمونهٔ سندها در سال/بازهٔ موردنظر ثبت شدهاند.
- شماره، تاریخ، اطلاعات شرکت و اقلام در خروجی چاپ درستاند.
- کاربران فقط به ماژولها و اسناد متناسب با وظیفهٔ خود دسترسی دارند.
- گزارشهای موجودی، فروش، خرید و کارکرد با دادهٔ منبع کنترل شدهاند.
برای آمادهسازی اولیه به شروع کار با فلکس، برای تنظیم نماها به داشبورد و برای دسترسیها به نقشها و دسترسیها مراجعه کنید.